راهنمای فاکتور فروش
این راهنما فقط گردش فاکتور فروش را توضیح می‌دهد. برای قواعد مشترک همهٔ فاکتور‌ها، راهنمای فاکتور‌ها را ببینید.
کاربرد
فاکتور فروش برای فروش کالا، خدمت یا ترکیبی از هر دو به مشتری استفاده می‌شود. تأیید فاکتور فروش باعث موارد زیر خواهد شد:
- ساخت سند حسابداری فروش
- خروج کالا از انبار
- ثبت بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته
- ایجاد ماندهٔ دریافتنی مشتری
- فراهم‌شدن امکان ثبت پرداخت و ارسال به سامانهٔ مؤدیان
ذخیرهٔ فاکتور به‌تنهایی هیچ‌یک از این مراحل را قطعی نمی‌کند. تأیید، پرداخت و ارسال به مؤدیان عملیات جداگانه‌اند.
پیش‌نیاز‌ها
- شرکت و سال مالی درست فعال باشد.
- مشتری، گروه مشتری و سرفصل حسابداری او تعریف شده باشد.
- کالا یا خدمت و سرفصل مرتبط با آن تعریف شده باشد.
- نرخ مالیات کالا یا خدمت کنترل شده باشد.
- برای کالا، انبار و موجودی آن کنترل شده باشد.
- سرفصل‌های فروش، تخفیف فروش، مالیات فروش، کسورات، موجودی و بهای تمام‌شده در تنظیمات تعیین شده باشند.
مسیر ثبت
فاکتور‌ها ← فروش ← افزودن فاکتور
مراحل ثبت
- مشتری را انتخاب کنید.
- انبار را انتخاب کنید؛ حتی اگر فاکتور فقط خدمت دارد، فرم انتخاب انبار را الزامی می‌داند.
- تاریخ، شمارهٔ فاکتور و در صورت تأیید همزمان، شمارهٔ سند را کنترل کنید.
- در هر ردیف، کالا یا خدمت را انتخاب کنید.
- مقدار، نرخ واحد، تخفیف و مالیات را وارد کنید.
- کسورات کلی و توضیحات را در صورت نیاز وارد کنید.
- جمع ردیف‌ها و جمع نهایی را کنترل کنید.
- برای بازبینی بعدی ذخیره، یا برای ثبت آثار مالی ذخیره و تأیید را انتخاب کنید.
قواعد ردیف‌ها
- حداقل یک ردیف لازم است.
- در هر ردیف فقط یکی از کالا یا خدمت باید انتخاب شود.
- مقدار باید عدد صحیح و حداقل ۱ باشد.
- نرخ واحد و مالیات نباید منفی باشند.
- تخفیف نباید از مبلغ ناخالص ردیف بیشتر باشد.
فرمول هر ردیف:
- مبلغ ناخالص = مقدار × نرخ واحد
- مبلغ پس از تخفیف = مبلغ ناخالص − تخفیف
- مالیات = مبلغ پس از تخفیف × نرخ مالیات ÷ ۱۰۰
- جمع ردیف = مبلغ پس از تخفیف + مالیات
جمع نهایی فاکتور برابر مجموع ردیف‌ها منهای کسورات کلی است.
هنگام ویرایش، مالیات ذخیره‌شده به‌صورت مبلغ مالیات نمایش داده می‌شود، نه نرخ درصد. پیش از ذخیرهٔ تغییرات، این ستون را دوباره کنترل کنید.
تأیید و سند حسابداری
با تأیید فاکتور فروش، برنامه به‌طور معمول این ثبت‌ها را می‌سازد:
- بدهکار: طرف حساب به مبلغ نهایی فاکتور
- بدهکار: تخفیف فروش، در صورت وجود
- بستانکار: درآمد فروش کالا یا خدمت
- بستانکار: مالیات فروش
- ثبت کسورات در سرفصل تنظیم‌شدهٔ فروش
برای ردیف کالا، ثبت بهای تمام‌شده نیز جداگانه ایجاد می‌شود:
- بدهکار: بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته
- بستانکار: موجودی کالا
سند فقط زمانی ذخیره می‌شود که جمع بدهکار و بستانکار برابر باشد.
پرداخت
پس از تأیید فاکتور می‌توانید پرداخت نقدی، بانکی یا چکی ثبت کنید. پرداخت کمتر از مانده، وضعیت را به تسویهٔ جزئی و تکمیل پرداخت، وضعیت را به تسویه‌شده تغییر می‌دهد.
سند پرداخت فروش، مستقل از سند فاکتور است:
- بدهکار: صندوق یا بانک
- بستانکار: طرف حساب
جزئیات در راهنمای پرداخت فاکتور آمده است.
ارسال به سامانهٔ مؤدیان
ارسال به مؤدیان فقط برای فاکتور فروش با وضعیت تأیید‌شده، تأیید‌شدهٔ غیرفعال، تسویهٔ جزئی یا تسویه‌شده پذیرفته می‌شود. وجود فاکتور یا سند حسابداری به معنی ارسال موفق نیست. نتیجه را در فاکتور‌ها ← تاریخچه مؤدیان کنترل کنید.
برگشت و ابطال
- برای برگشت تمام یا بخشی از فروش، راهنمای برگشت فاکتور را ببینید.
- برای خنثی‌کردن کامل فروش واجد شرایط، راهنمای ابطال فاکتور فروش را ببینید.
برگشت، ابطال، حذف و غیرفعال‌سازی یکسان نیستند و نباید به‌جای یکدیگر استفاده شوند.
محدودیت‌های مهم
ویرایش، حذف یا لغو تأیید ممکن است در این شرایط متوقف شود:
- پرداخت ثبت شده باشد
- فاکتور برگشت خورده باشد
- فاکتور به سال مالی بعد منتقل شده باشد
- سند یا فاکتور تأیید‌شدهٔ بعدی، محاسبهٔ موجودی و بهای تمام‌شده را وابسته کرده باشد
- فاکتور ابطال شده باشد
در بعضی تغییر وضعیت‌ها، پاسخ تعارض HTTP 409 همراه با هشدار برمی‌گردد. متن هشدار را بررسی کنید و فقط در صورت اطمینان عملیات را تأیید کنید.
کنترل پس از ثبت
- مشتری، تاریخ، شمارهٔ فاکتور و انبار درست است.
- کالا، خدمت، مقدار، نرخ، تخفیف و مالیات درست است.
- سند فروش وجود دارد و تراز است.
- ماندهٔ مشتری درست است.
- خروج انبار برای اقلام کالایی ثبت شده است.
- بهای تمام‌شدهٔ فروش ثبت شده است.
- مجموع پرداخت و ماندهٔ فاکتور سازگارند.
- ارسال به مؤدیان با موفقیت انجام شده است.