راهنمای پرداخت فاکتور
ثبت پرداخت، ساخت سند پرداخت و وضعیت تسویه سه موضوع مرتبط اما جدا هستند. ثبت خود فاکتور به معنی پرداخت نیست و ثبت پرداخت نیز تا زمان ساخت سند پرداخت، الزاماً گردش حسابداری صندوق یا بانک ایجاد نمی‌کند.
فاکتور‌های قابل پرداخت
پرداخت فقط برای فاکتور‌های تأیید‌شده، تسویهٔ جزئی یا تسویه‌شده پردازش می‌شود. پرداخت جدید برای فاکتور کاملاً تسویه‌شده پذیرفته نمی‌شود.
مبلغ پرداخت باید:
- عددی و بزرگ‌تر از صفر باشد
- از ماندهٔ پرداخت‌نشده بیشتر نباشد
تاریخ پرداخت اجباری، جلالی و داخل سال مالی فعال است.
روش‌های پرداخت
نقدی
مبلغ، تاریخ و سرفصل صندوق/حساب نقدی را وارد کنید.
بانکی
مبلغ، تاریخ و سرفصل حساب بانکی را وارد کنید.
چکی
این اطلاعات لازم است:
- مبلغ و تاریخ پرداخت
- شمارهٔ صیاد ۱۶ رقمی
- تاریخ سررسید
- بانک، حداکثر ۱۰۰ نویسه
- شعبه، حداکثر ۲۰۰ نویسه
نام صادر‌کننده اختیاری و حداکثر ۲۵۵ نویسه است. شرح پرداخت نیز اختیاری و حداکثر ۵۰۰ نویسه است.
مراحل ثبت
- فاکتور را باز کنید.
- ثبت پرداخت را انتخاب کنید.
- مبلغ و تاریخ را وارد کنید.
- روش پرداخت را انتخاب و اطلاعات اختصاصی آن را تکمیل کنید.
- پرداخت را ذخیره کنید.
- در صورت نیاز، برای همان پرداخت ساخت سند پرداخت را اجرا کنید.
تغییر وضعیت تسویه
برنامه مجموع پرداخت‌های فاکتور را با مبلغ نهایی مقایسه می‌کند:
- کمتر از مبلغ فاکتور: تسویهٔ جزئی
- برابر مبلغ فاکتور: تسویه‌شده
حذف پرداخت، وضعیت را دوباره بر اساس پرداخت‌های باقیمانده محاسبه می‌کند.
سند پرداخت
برای هر پرداخت بیش از یک سند ساخته نمی‌شود.
- فروش: صندوق/بانک بدهکار و طرف حساب بستانکار می‌شود
- خرید: طرف حساب بدهکار و صندوق/بانک بستانکار می‌شود
سند پرداخت از سند فاکتور مستقل است. هر دو را جداگانه کنترل کنید.
کنترل حسابدار
- مبلغ از مانده بیشتر نیست.
- تاریخ داخل سال مالی فعال است.
- صندوق، بانک یا اطلاعات چک درست است.
- وضعیت تسویه با مجموع پرداخت‌ها سازگار است.
- سند پرداخت ساخته شده و تراز است.
- ماندهٔ مشتری یا تأمین‌کننده درست است.