راهنمای چک‌ها
این راهنما ثبت چک دریافتنی و پرداختنی، رویدادهای چرخه چک و تطبیق نتیجه با اسناد و گزارش‌ها را توضیح می‌دهد.
قبل از شروع
- سال مالی فعال را کنترل کنید. چک‌ها در محدوده سال مالی فعال نمایش داده می‌شوند.
- مسیر این بخش حسابداری ← مدیریت چک است. نمایش گزینه مدیریت چک در منو و انجام عملیات‌های مرتبط با مدیریت چک به مجوز کاربر بستگی دارد.
- سرفصل‌های سیستمی اسناد دریافتنی، اسناد در جریان وصول و اسناد پرداختنی باید در پیکربندی‌های سال مالی فعال معتبر باشند. طرف حساب و حساب بانکی نیز باید سرفصل حسابداری داشته باشند.
- برای چک پرداختنی، ابتدا حساب بانکی و در صورت نیاز دسته‌چک را آماده کنید.
- برای مرور بدهکار و بستانکار، مبانی حسابداری را بخوانید. برای کنترل سندهای ساخته‌شده به راهنمای اسناد حسابداری مراجعه کنید.
ثبت چک
از حسابداری ← مدیریت چک یکی از گزینه‌های دریافت چک یا صدور چک را انتخاب کنید.
فیلدهای مشترک شامل هدف، عنوان اختیاری، طرف حساب، مبلغ، تاریخ صدور، تاریخ سررسید، شماره صیاد، شماره چک، سریال و شرح است. مبلغ باید بزرگ‌تر از صفر باشد. سررسید نباید پیش از تاریخ صدور باشد. شماره صیاد باید ۱۶ رقم باشد و در سال مالی فعال تکراری نباشد.
تفاوت سناریوها
| سناریو | طرف حساب | حساب بانکی | دسته‌چک | وضعیت آغازین | سند آغازین |
|---|---|---|---|---|---|
| دریافتنی تسویه‌ای | مشتری یا بدهکار تحویل‌دهنده چک | هنگام ثبت لازم نیست | مجاز نیست | دریافت‌شده | بدهکار اسناد دریافتنی، بستانکار طرف حساب |
| پرداختنی تسویه‌ای | فروشنده یا بستانکار دریافت‌کننده چک | الزامی | اختیاری | صادرشده | بدهکار طرف حساب، بستانکار اسناد پرداختنی |
| دریافتنی تضمینی | تضمین‌دهنده | هنگام ثبت لازم نیست | مجاز نیست | تضمینی دریافتی | ندارد |
| پرداختنی تضمینی | تضمین‌گیرنده | الزامی | اختیاری | تضمینی پرداختی | ندارد |
هدف «تضمین» تا زمان اجرای چک تضمین خارج از ثبت حسابداری چک می‌ماند. اجرای تضمین، هدف را به تسویه تغییر می‌دهد، سند متناظر را می‌سازد و وضعیت را به دریافت‌شده یا صادرشده می‌برد.
ثبت چک برای فاکتور
در صفحه مخصوص فاکتور با انتخاب دکمه پرداخت با چک پنجره‌ای باز می‌شود و با ثبت پرداخت فاکتور، رکورد چک و یک پرداخت مرتبط می‌سازد و از ساخت سند تکراری جلوگیری می‌کند. جهت باید با نوع فاکتور سازگار باشد یعنی:
- فروش و برگشت از خرید، چک دریافتنی می‌خواهند.
- خرید و برگشت از فروش، چک پرداختنی می‌خواهند.
- چک تضمینی فاکتور را تسویه نمی‌کند.
- طرف حساب چک باید همان طرف حساب فاکتور باشد.
- مبلغ نمی‌تواند از مانده پرداخت‌نشده فاکتور بیشتر باشد.
برای جزئیات وضعیت تسویه، راهنمای پرداخت فاکتور و راهنمای فاکتورهای فروش و خرید را بخوانید.
وضعیت‌ها و عملیات چرخه چک
صفحه هر چک فقط عملیات مجاز در وضعیت فعلی را نشان می‌دهد.
| جهت و وضعیت فعلی | عملیات مجاز | وضعیت بعدی | داده اضافی |
|---|---|---|---|
| دریافتنی، دریافت‌شده | واگذاری به بانک | واگذار به بانک | حساب بانکی مقصد الزامی |
| دریافتنی، دریافت‌شده | خرج‌کردن/ظهرنویسی | خرج‌شده | فروشنده یا ظهرنویس الزامی |
| دریافتنی، دریافت‌شده | استرداد | مستردشده | تاریخ و شرح اختیاری |
| دریافتنی، واگذار به بانک | وصول | وصول‌شده | حساب بانکی از رویداد واگذاری گرفته می‌شود |
| دریافتنی، واگذار به بانک | برگشت | برگشتی | تاریخ و شرح اختیاری |
| دریافتنی، برگشتی | واگذاری دوباره | واگذار به بانک | حساب بانکی مقصد الزامی |
| دریافتنی، برگشتی | استرداد | مستردشده | تاریخ و شرح اختیاری |
| پرداختنی، صادرشده | وصول | وصول‌شده | حساب بانکی ثبت‌شده روی چک |
| پرداختنی، صادرشده | برگشت | برگشتی | تاریخ و شرح اختیاری |
| پرداختنی، صادرشده | لغو/پس‌گرفتن | باطل‌شده | تاریخ و شرح اختیاری |
| پرداختنی، برگشتی | لغو/پس‌گرفتن | باطل‌شده | تاریخ و شرح اختیاری |
| تضمینی دریافتی یا پرداختی | اجرای تضمین | دریافت‌شده یا صادرشده | تاریخ و شرح اختیاری |
| تضمینی دریافتی یا پرداختی | لغو | باطل‌شده | سند مالی ندارد |
پس از نخستین رویداد چرخه، ویرایش چک بسته می‌شود. برای اصلاح، چک جایگزین ثبت کنید تا تاریخچه حسابرسی حفظ شود. حذف همچنان در رابط کاربری وجود دارد و همه پرداخت‌ها، تاریخچه‌ها و اسناد حسابداری همان چک را حذف می‌کند و وضعیت پرداخت فاکتورهای مرتبط را دوباره محاسبه می‌کند. حذف را فقط برای اصلاح اشتباه ثبتی و با کنترل کامل انجام دهید.
امیر بازگشت خودکار یک رویداد ثبت‌شده به وضعیت قبل را ندارد. رویداد بعدی را فقط از میان عملیات مجاز ثبت کنید.
اثر حسابداری رویدادها
| رویداد | بدهکار | بستانکار | پرداخت مستقل |
|---|---|---|---|
| دریافت چک تسویه‌ای | اسناد دریافتنی | طرف حساب | فقط اگر از فاکتور ثبت شده باشد |
| صدور چک تسویه‌ای | طرف حساب | اسناد پرداختنی | فقط اگر از فاکتور ثبت شده باشد |
| واگذاری چک دریافتنی به بانک | اسناد در جریان وصول | اسناد دریافتنی | ندارد |
| وصول چک دریافتنی | حساب بانکی | اسناد در جریان وصول | ایجاد می‌شود، بدون اتصال به فاکتور |
| وصول چک پرداختنی | اسناد پرداختنی | حساب بانکی | ایجاد می‌شود، بدون اتصال به فاکتور |
| خرج‌کردن چک دریافتنی | طرف حساب دریافت‌کننده | اسناد دریافتنی | ایجاد می‌شود، بدون اتصال به فاکتور |
| برگشت چک دریافتنی واگذارشده | اسناد دریافتنی | اسناد در جریان وصول | ندارد |
| برگشت چک پرداختنی | اسناد پرداختنی | طرف حساب | ندارد |
| استرداد چک دریافتنی | طرف حساب | اسناد دریافتنی | ندارد |
| لغو چک پرداختنی صادرشده | اسناد پرداختنی | طرف حساب | ندارد |
| اجرای تضمین دریافتنی | اسناد دریافتنی | طرف حساب | ندارد |
| اجرای تضمین پرداختنی | طرف حساب | اسناد پرداختنی | ندارد |
سندهای چرخه چک به‌صورت خودکار متوازن و تأیید می‌شوند. ثبت تاریخچه چک، موضوع جداگانه‌ای است. هر ثبت یا رویداد چک، یک ردیف با وضعیت قبل و بعد، کاربر، زمان، شرح و در صورت وجود شناسه سند و پرداخت در پایگاه داده‌ها ذخیره می‌کند. در صفحه مخصوص چک می‌توانید سند هر رویداد را باز کنید.
جست‌وجو و گزارش چک
در صفحه مدیریت چک می‌توانید این فیلترها را ترکیب کنید:
- عبارت مشترک برای شماره چک، سریال، شماره صیاد یا نام طرف حساب
- دریافتنی یا پرداختنی بودن
- هدف (تسویه یا تضمین)
- وضعیت
- طرف حساب
- حداقل و حداکثر مبلغ
- سررسید از تاریخ و تا تاریخ
دکمه گزارش چک همان فیلترهای فعال را به گزارش می‌برد. گزارش، تعداد و مبلغ را به تفکیک همه وضعیت‌ها نشان می‌دهد. بخش سررسید ۳۰ روز آینده فقط چک‌های دریافت‌شده، واگذار به بانک و صادرشده را از امروز تا ۳۰ روز بعد فهرست می‌کند. شاخص معوق نیز جمع مبلغ همین سه وضعیت با سررسید پیش از امروز است. چک تضمینی، برگشتی، خرج‌شده، مستردشده، وصول‌شده و باطل‌شده در این دو کنترل سررسید قرار نمی‌گیرند.
برای رسیدگی روزانه، ابتدا فیلتر جهت و طرف حساب را اعمال کنید، بازه سررسید را محدود کنید و سپس گزارش را باز کنید. عدد معوق را با فهرست چک‌های باز و مانده سرفصل‌های اسناد دریافتنی، در جریان وصول و اسناد پرداختنی مقایسه کنید.
سناریوی کامل دریافت و وصول چک
- در مدیریت ← امور مالی ← سرفصل‌ها، وجود سرفصل طرف حساب و پیکربندی‌های مرتبط با چک در سال مالی فعال را کنترل کنید.
- در بانک‌ها و حساب‌های بانکی، بانک و حساب مقصد را بسازید.
- از حسابداری ← مدیریت چک ← دریافت چک، هدف تسویه، طرف حساب، مبلغ، تاریخ صدور و سررسید و شماره صیاد را ثبت کنید.
- صفحه چک باید وضعیت دریافت‌شده و یک تاریخچه اولیه با پیوند سند داشته باشد.
- واگذاری به بانک را بزنید، حساب مقصد و تاریخ را وارد کنید. وضعیت به واگذار به بانک تغییر می‌کند.
- پس از تأیید بانک، وصول را ثبت کنید. وضعیت باید وصول‌شده شود.
- سندهای سه مرحله را باز و سرفصل‌های طرف حساب، اسناد دریافتنی، اسناد در جریان وصول و بانک را کنترل کنید.
- در صفحه مدیریت چک، شماره صیاد را جست‌وجو و سپس گزارش را باز کنید. چک وصول‌شده باید دارای وضعیت وصول‌شده باشد و دیگر در سررسیدهای باز دیده نشود.
سناریوی کامل صدور چک
- حساب بانکی و در صورت استفاده، دسته‌چک دارای برگ را آماده کنید.
- از حسابداری ← مدیریت چک ← صدور چک، هدف تسویه، طرف حساب، مبلغ، تاریخ‌ها، صیاد و حساب بانکی را وارد کنید.
- اگر دسته‌چک را انتخاب کنید، شماره چک با برگ بعدی جایگزین می‌شود. پس از ثبت، برگ بعدی دسته‌چک را کنترل کنید.
- چک با وضعیت صادرشده و سند بدهکار طرف حساب، بستانکار اسناد پرداختنی ثبت می‌شود.
- پس از برداشت بانک، وصول را بزنید. سند این مرحله اسناد پرداختنی را بدهکار و حساب بانکی را بستانکار می‌کند.
- مانده طرف حساب، مانده حساب بانکی، تاریخچه چک و گزارش وضعیت را با صورتحساب بانک تطبیق دهید.
خطاهای رایج
| پیام یا وضعیت | علت محتمل | اقدام |
|---|---|---|
| حساب بانکی برای چک لازم است | چک پرداختنی یا عملیات وصول بدون حساب است | حساب بانکی معتبر انتخاب کنید |
| دسته‌چک معتبر نیست یا برگ ندارد | حساب دسته‌چک ناسازگار یا برگ بعدی از انتهای دسته‌چک گذشته است | حساب را هماهنگ یا دسته‌چک جدید تعریف کنید |
| شماره صیاد رد می‌شود | دقیقاً ۱۶ رقم نیست یا در سال مالی تکراری است | صیاد را با ارقام درست و بدون جداکننده وارد کنید |
| عملیات در وضعیت فعلی مجاز نیست | رویداد با وضعیت چک سازگار نیست یا چک هم‌زمان تغییر کرده است | صفحه را تازه‌سازی و فقط دکمه‌های موجود را استفاده کنید |
| چک پس از رویداد ویرایش نمی‌شود | با توجه به تاریخچه و چرخه رویدادها، چک ویرایش نمی‌شود | چک جایگزین ثبت کنید؛ سابقه را دست‌کاری نکنید |
| سرفصل حسابداری یافت نشد | پیکربندی‌های چک، طرف حساب یا حساب بانکی سرفصل معتبر ندارد | پیکربندی‌ها را بررسی و اصلاح کنید |
چک‌لیست تطبیق
- جمع مانده سرفصل اسناد دریافتنی با چک‌های دریافتنی باز سازگار است.
- جمع مانده اسناد در جریان وصول با چک‌های واگذارشده به بانک سازگار است.
- جمع مانده اسناد پرداختنی با چک‌های پرداختنی صادرشده سازگار است.
- چک‌های وصول‌شده با گردش حساب بانکی و تاریخ واقعی بانک تطبیق دارند.
- چک‌های برگشتی، مستردشده، خرج‌شده و باطل‌شده جداگانه رسیدگی شده‌اند.
- شماره صیاد، شماره چک، سریال، طرف حساب، مبلغ و سررسید با تصویر یا اصل چک برابر است.
- پرداخت‌های متصل به فاکتور با مانده فاکتور و وضعیت تسویه آن برابرند.
- برگ بعدی هر دسته‌چک با آخرین برگ مصرف‌شده فیزیکی تطبیق دارد.