راهنمای اسناد حسابداری

این راهنما برای حسابداری است که می‌خواهد ثبت دستی یا خودکار را در امیر پیدا، بررسی، تأیید، اصلاح، کپی یا منتقل کند.

نکته مهم درباره گزارش‌ها: در نسخه فعلی امیر، ایجاد ردیف‌های سند باعث می‌شود آن ردیف‌ها در فهرست تراکنش‌ها و گزارش‌ها دیده شوند. approved_at وضعیت تأیید سند را نگه می‌دارد اما گزارش‌های روزنامه، دفتر، معین، تفصیلی، تراز آزمایشی و مانده سرفصل، تراکنش‌ها را بر اساس وضعیت سندشان فیلتر نمی‌کنند. بنابراین تأیید یک سند کنترل موازنه و به معنی نهایی‌شدن سند است، نه شرط ورود سند به گزارش. قبل از اتکا به گزارش، وضعیت سند را نیز کنترل کنید.

قبل از شروع

• سال مالی فعال را بررسی کنید.
• برای ایجاد، ویرایش، حذف، تأیید، ورود/خروج یا انتقال باید مجوز همان عملیات را داشته باشید. نبودن یک دکمه ممکن است ناشی از سطح دسترسی باشد.
• اگر با بدهکار و بستانکار آشنا نیستید، ابتدا مبانی حسابداری را بخوانید.

تفاوت سند دستی و سند خودکار

سند دستی

از مسیر حسابداری ← ایجاد سند ساخته می‌شود. عنوان، شماره، تاریخ، ردیف‌ها و شرح را حسابدار وارد می‌کند. این سند به فاکتور یا عملیات دیگری متصل نیست و تا زمانی که محدودیت دیگری وجود نداشته باشد، از فهرست اسناد قابل ویرایش و حذف است.

سند خودکار یا متصل

هنگام عملیاتی مانند ثبت فاکتور، پرداخت یا صدور و دریافت چک، سرویس مرتبط می‌تواند سند و ردیف‌های حسابداری آن را بسازد. فاکتور و چک از ارتباط چندریختی سند با موجودیت مبدأ استفاده می‌کنند؛ پرداخت نیز شناسه سند ساخته‌شده را روی رکورد پرداخت نگه می‌دارد. بنابراین جزئیات فنی ارتباط بسته به نوع عملیات متفاوت است.

در صفحه اختصاصی هر سند، اگر سند از نوع پشتیبانی‌شده مانند فاکتور یا هزینه جانبی باشد، کنار وضعیت سند یک نشان و پیوند مبدأ نمایش داده می‌شود؛ جزئیات فاکتور مرتبط نیز می‌تواند پایین همان صفحه دیده شود. برای بعضی مبدأ‌ها مانند پرداخت یا رویداد چک، ممکن است پیوند مستقیمی در این صفحه نباشد. نشانه قطعی دیگر این است که هنگام ویرایش یا حذف، پیام «سند به یک عملیات متصل است و قابل ویرایش نیست» یا پیام مشابه دریافت می‌شود. عنوان و شرح ردیف‌ها نیز معمولاً منشأ ثبت را روشن می‌کند. برای اصلاح چنین سندی به عملیات مبدأ برگردید چون سند به شکل مستقیم قابل دستکاری نیست.

برای کار با فاکتور‌ها به راهنمای فاکتور‌ها مراجعه کنید.

سناریوی ۱: ایجاد و تأیید یک سند دستی

فرض کنید بابت پرداخت ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال هزینه اجاره از بانک می‌خواهید یک سند ثبت کنید.

1. از حسابداری ← ایجاد سند وارد فرم سند شوید.
2. عنوان را، برای مثال، «پرداخت اجاره شهریور» بنویسید.
3. شماره سند را وارد کنید. فرم شماره قبلی را برای راهنما نشان می‌دهد، اما شماره فعلی را خودتان تعیین می‌کنید. شماره می‌تواند حداکثر دو رقم اعشار داشته باشد و در سال مالی فعال نباید تکراری باشد.
4. تاریخ را به‌صورت جلالی وارد یا از تاریخ‌گزین انتخاب کنید.
5. در ردیف اول، سرفصل «هزینه اجاره» را انتخاب کنید، مبلغ 10,000,000 را در بدهکار و شرحی مانند «اجاره شهریور» را در شرح بنویسید.
6. در ردیف دوم، سرفصل بانک مرتبط را انتخاب کنید، همان مبلغ را در بستانکار و شرح مناسبی وارد کنید.
7. مانده پایین فرم را کنترل کنید. در مقدار داخلی تراکنش، بدهکار از بستانکار کم می‌شود (بستانکار - بدهکار)؛ بنابراین مانده سند متوازن باید صفر باشد.
8. سند را ذخیره کنید. سند جدید در حالت تأیید‌نشده ایجاد می‌شود.
9. از فهرست یا صفحه اختصاصی سند، تأیید را بزنید. اگر مجموع مقادیر ردیف‌ها صفر نباشد، امیر تأیید را رد می‌کند.
10. پس از تأیید، عنوان، شماره، تاریخ، ردیف‌ها، جمع بدهکار و بستانکار و وضعیت را دوباره کنترل کنید.

قواعد فرم سند

• تاریخ سند الزامی است. عنوان و شماره در اعتبارسنجی می‌توانند خالی باشند؛ اگر عنوان وارد شود باید بین ۳ تا ۲۵۵ نویسه باشد. فرم شماره قبلی را نمایش می‌دهد و شماره وارد‌شده باید یکتا باشد.
• هر ردیف ارسالی باید سرفصل و شرح داشته باشد. در Request فعلی حداقل تعداد ردیف به‌صورت مستقل اعتبارسنجی نشده است؛ برای یک سند قابل کنترل و تأیید، ردیف‌های کامل دوطرفه وارد کنید.
• برای هر ردیف دست‌کم یکی از بدهکار یا بستانکار لازم است. فرم برای ثبت معمول حسابداری یکی از دو ستون را می‌گیرد؛ Request فعلی ممنوعیت صریح پرکردن هم‌زمان هر دو ستون یا مبلغ صفر ندارد، پس این مورد را حسابدار باید کنترل کند.
• مبلغ هر ردیف باید عددی غیرمنفی و حداکثر دارای دو رقم اعشار باشد.
• اگر سرفصل موردنظر یافت نشد یا دارای اشکال بود، پیش از ثبت سند آن را در سرفصل‌ها تعریف یا اصلاح کنید.
• موازنه هنگام ذخیره سند دستی الزام نشده است؛ کنترل موازنه هنگام تأیید انجام می‌شود.

موازنه در امیر

در امیر، مقدار نهایی هر ردیف از فرمول بستانکار - بدهکار به دست می‌آید. سند وقتی متوازن است که جمع مقدار همه ردیف‌ها دقیقاً صفر باشد؛ یعنی جمع بدهکار با جمع بستانکار برابر باشد.

مثال:

اگر ردیف بانک ۹٬۵۰۰٬۰۰۰ باشد، مانده ۵۰۰٬۰۰۰ است. سند را می‌توان برای تکمیل کار ذخیره کرد، اما تأیید آن ممکن نیست. این کنترل از نهایی‌شدن ثبت جلوگیری می‌کند چون دو طرف آن برابر نیستند.

چرخه وضعیت، ویرایش و حذف

تأیید‌نشده

سند جدید با وضعیت تأیید‌نشده ساخته می‌شود. می‌توانید آن را نمایش دهید، چاپ کنید، و در صورت دستی‌بودن ویرایش یا حذف کنید. ردیف‌های سند از زمان ایجاد در پایگاه داده وجود دارند و مطابق هشدار ابتدای راهنما، در گزارش‌های مبتنی بر تراکنش نیز دیده می‌شوند.

تأیید

از فهرست سند‌ها می‌توانید یک سند را تأیید/لغو تأیید کنید یا تأیید همه را بزنید. تأیید تکی مجموع ردیف‌ها را کنترل و سند نامتوازن را رد می‌کند. «تأیید همه» همه اسناد تأیید‌نشده و متوازن را تأیید و اسناد نامتوازن را رد می‌کند؛ پیام پایان کار تعداد تأیید‌شده و رد‌شده را نشان می‌دهد.

لغو تأیید

با همان کنترل وضعیت می‌توانید تأیید را بردارید. لغو تأیید مقدار زمان تأیید را پاک می‌کند، اما ردیف‌ها را حذف نمی‌کند و در پیاده‌سازی فعلی به‌تنهایی آن‌ها را از گزارش‌ها کنار نمی‌گذارد.

ویرایش یا حذف

ویرایش سند دستی، اطلاعات سند و ردیف‌های آن را به‌روزرسانی می‌کند. حذف سند دستی، ردیف‌ها و فایل‌های پیوست آن را نیز حذف می‌کند. برای سند متصل، ویرایش و حذف مستقیم رد می‌شود؛ اصلاح باید از عملیات مبدأ انجام شود.

تأیید‌شدن به‌تنهایی مانع ویرایش یا حذف سند دستی نیست. اگر رویه داخلی مجموعه شما سند تأیید‌شده را قفل می‌داند، ابتدا لغو تأیید و سپس اصلاح را به‌عنوان کنترل داخلی انجام دهید.

یافتن سند و بررسی تراکنش‌ها

فهرست اسناد

از حسابداری ← فهرست اسناد استفاده کنید. فیلتر‌های فعلی عبارت‌اند از:

• شماره سند؛ این فیلتر تطبیق متنی/جزئی روی مقدار شماره انجام می‌دهد
• عبارت جستجو در عنوان سند یا شرح ردیف‌ها
• از تاریخ و تا تاریخ
• وضعیت تأیید‌شده یا تأیید‌نشده

فهرست بر اساس شماره مرتب می‌شود و جمع بدهکار و بستانکار هر سند را نشان می‌دهد. برای دیدن ردیف‌ها، فایل‌ها، چاپ و عملیات بیشتر وارد صفحه اختصاصی سند شوید.

مانده یک سرفصل هنگام ثبت

در فرم ایجاد/ویرایش، با انتخاب سرفصل، درخواست «مانده حساب» مجموع همه تراکنش‌های ثبت‌شده برای همان سرفصل را محاسبه می‌کند و مانده قبلی، بدهکار یا بستانکار را نشان می‌دهد. این محاسبه در نسخه فعلی وضعیت تأیید سند را فیلتر نمی‌کند.

فهرست تراکنش‌ها

از گزارش‌ها ← حسابداری ← گزارش‌های مختلف تراکنش‌های (ردیف‌های) همه اسناد را ببینید. فیلتر‌ها شامل شماره سند، بازه تاریخ، عنوان سند، شرح تراکنش و سرفصل است. این بخش فقط برای مشاهده و ورود به جزئیات تراکنش است؛ اصلاح تراکنش باید از سند یا عملیات مبدأ انجام شود.

سناریوی ۲: کنترل یک سند خودکار

فرض کنید فاکتور فروشی ثبت شده و امیر سند آن را ساخته است.

1. در حسابداری ← فهرست اسناد با شماره تقریبی، تاریخ، عنوان یا عبارت موجود در شرح تراکنش‌ها (ردیف‌ها) جستجو و سند را پیدا کنید.
2. سند را باز کنید و برابری جمع بدهکار و بستانکار، سرفصل‌های فروش/طرف حساب و شرح‌ها را کنترل کنید.
3. اگر قصد ویرایش یا حذف مستقیم دارید و پیام اتصال به فاکتور (عملیات) را می‌بینید، ادامه ندهید.
4. به فاکتور مبدأ برگردید و تغییر را در همان فاکتور (عملیات) انجام دهید تا سند هماهنگ شود.
5. پس از تغییر، سند و گزارش مرتبط را دوباره کنترل کنید.

همین اصل برای سند‌های ناشی از پرداخت و صدور یا دریافت چک برقرار است: اصلاح سند متصل از طریق اصلاح پرداخت و صدور یا دریافت چک مبدأ انجام می‌شود.

کپی سند

با کپی یک سند، یک سند جدید با این مشخصات ساخته می‌شود:

• عنوان سند اصلی همراه با عبارت «کپی»
• همان تاریخ
• همان سرفصل‌ها، مبالغ و شرح ردیف‌ها
• شماره بعدی بر مبنای آخرین سند ثبت‌شده
• وضعیت تأیید‌نشده
• بدون کپی فایل‌های پیوست و بدون اتصال به عملیات مبدأ

پس از کپی، امیر فرم ویرایش سند جدید را باز می‌کند. پیش از ذخیره یا تأیید، شماره، تاریخ، عنوان، سرفصل‌ها و مبالغ را کنترل کنید. به‌ویژه اگر ساختار حساب‌ها یا سال مالی تغییر کرده یا هم‌زمان کاربر دیگری سند ساخته است، یکتایی شماره و درستی سرفصل‌ها را دوباره بسنجید.

مرتب‌سازی شماره اسناد

این ابزار برای پرکردن فاصله‌های شماره‌گذاری به‌کار می‌رود، نه صرفاً نمایش شماره‌های استفاده‌نشده. قبل از استفاده از این ابزار آمار اسناد را بررسی کنید. به این نکته توجه کنید که با تغییر شماره اسناد، اسناد چاپ‌شده دیگر معتبر نخواهند بود. این کار ممکن است گزارش‌های حسابداری را نیز تحت تأثیر قرار داده و آن‌ها را نامعتبر کند. اگر گزارش‌های حسابداری چاپ شده باشند، آن‌ها نیز نامعتبر محسوب خواهند شد.

1. در مدیریت ← امور مالی، مرتب‌سازی شماره اسناد را باز کنید.
2. شروع مرتب‌سازی شماره‌ها را بزنید. سیستم شماره‌های فعلی را در مقدار موقت نگه می‌دارد و سپس با ترتیب تاریخ، شماره قبلی و شناسه، شماره‌های پیوسته جدید اختصاص می‌دهد.

از آن جایی که این عملیات شماره اسناد را تغییر می‌دهد، قبل از اجرا از اسناد خروجی CSV بگیرید و تا پایان کار از ثبت هم‌زمان سند توسط کاربران دیگر جلوگیری کنید.

خروجی CSV

از فهرست اسناد ← دریافت گزارش وارد فرم شوید. فیلتر‌های خروجی عبارت‌اند از:

• از/تا شماره سند
• از/تا تاریخ سند
• عبارت موجود در عنوان سند یا شرح ردیف
• وضعیت همه، تأیید‌شده یا تأیید‌نشده

همچنین می‌توانید ستون‌های اختیاری CSV را انتخاب کنید؛ ستون‌های الزامی همیشه می‌مانند. فایل CSV برای هر ردیف حسابداری یک سطر دارد و می‌تواند شماره، تاریخ، عنوان، نوع دستی/خودکار و وضعیت سند، اجزای کد و مشخصات سرفصل، بدهکار، بستانکار و شرح ردیف را دربر بگیرد. خروجی با BOM تولید می‌شود تا نمایش فارسی در نرم‌افزار‌های صفحه‌گسترده بهتر باشد. در پنجره دریافت، فایل را دانلود کنید یا با واردکردن ایمیل برای گیرنده بفرستید.

ورود CSV

از فهرست اسناد ← ورود اسناد فایل CSV را انتخاب کنید. حداکثر اندازه فایل ۵۰ مگابایت است و باید یکی از قالب‌های فهرست‌شده در فرم را انتخاب کنید.

قالب امیر

سطر اول باید سرستون باشد. قالب کامل امیر ۱۴ ستون دارد:

doc_number,doc_date,doc_title,doc_type,doc_status,subject_root_code,subject_moein_code,subject_tafsili_code,subject_name,subject_type,subject_is_permanent,transaction_desc,debit,credit

سرستون‌های فارسی/انگلیسی متناظر نیز شناخته می‌شوند. ستون‌های الزامی عبارت‌اند از شماره و تاریخ سند، کد تفصیلی، نام و نوع سرفصل، دائم/موقت، بدهکار و بستانکار. هر سطر یک ردیف حسابداری است و ردیف‌های دارای ترکیب شماره و تاریخ یکسان در یک سند گروه‌بندی می‌شوند. تاریخ جلالی YYYY/MM/DD یا YYYY-MM-DD و نیز تاریخ میلادی معتبر پذیرفته می‌شود. اعداد فارسی و جداکننده‌های رایج مبلغ عادی‌سازی می‌شوند. اگر وضعیت سند در فایل CSV «تأیید‌شده» باشد، پس از ایجاد برای تأیید آن توسط سرویس مرتبط اقدام می‌شود. بنابراین نتیجه سند باید متوازن باشد.

قالب پارسیان

قالب «پارسیان» ساختار ستونی متفاوتی دارد و از ستون‌های شماره سند، تاریخ، کد سرفصل، نام سرفصل، شرح، بدهکار و بستانکار به‌ترتیب تعریف‌شده در قالب استفاده می‌کند. سطر اول به‌عنوان سرستون رد می‌شود و نتیجه این رد‌شدن در پیام ورود گزارش می‌شود.

تطبیق و ایجاد سرفصل

• ابتدا سرفصل با کد موجود در سال مالی فعال پیدا می‌شود.
• اگر سرفصل پیدا نشود، سیستم تلاش می‌کند از روی الگوی کد و اطلاعات فایل آن را بسازد.
• در قالب امیر، اگر سرفصل بالایی در فایل معرفی شده باشد، می‌تواند زنجیره سرفصل بالایی را بازسازی کند؛ اگر نام یا اطلاعات سرفصل بالایی نه در فایل و نه در اطلاعات سرفصل ردیف مدنظر موجود باشد، آن سرفصل رد می‌شود.
• در قالب پارسیان، سطح کل و معین یا تفصیلی از کد‌ها ساخته می‌شود؛ برای برخی سرفصل‌های کل، کد و نام سرفصل ازپیش‌تعیین شده است و در نبود نام، نام جایگزین تولید می‌شود.

ردیف‌های رد‌شده و نتیجه ورود

ردیف‌های خالی، سرستون، شماره یا تاریخ نامعتبر، سرفصل متعارض یا سرفصلی که با اطلاعات موجود و اطلاعات فایل غیرقابل ساخت باشد یا سندی که با شماره و تاریخ اسناد موجود تداخل داشته باشد ممکن است رد یا نادیده‌گرفته شوند. نتیجه، تعداد اسناد ایجاد‌شده یا نادیده‌گرفته‌شده، سرفصل‌های ساخته‌شده و ردیف‌های دارای تعداد ستون نامنطبق را نشان و حداکثر پنج خطای اول را نمایش می‌دهد. اعتبارسنجی قالب امیر در نسخه فعلی همه خطا‌های مبلغ یا پر‌شدن هم‌زمان بدهکار و بستانکار را پیش از محاسبه تضمین نمی‌کند؛ کنترل حسابدار بعد از ورود ضروری است.

ورود در یک تراکنش پایگاه داده انجام می‌شود؛ خطا در این عملیات می‌تواند کل ورود را برگرداند، هرچند قالب‌ها برخی خطا‌های سند را ثبت می‌کنند و پردازش گروه‌های بعدی را ادامه می‌دهند. در قالب پارسیان اسناد بدون تأیید ساخته می‌شوند؛ در قالب امیر وضعیت فایل می‌تواند باعث درخواست تأیید شود. فایل پیوست وارد نمی‌شود. سرویس ورود فقط هنگام درخواست تأیید، موازنه را کنترل می‌کند؛ بعد از ورود وضعیت و موازنه هر سند را جداگانه بررسی کنید.

سناریوی ۳: خروج، اصلاح و ورود کنترل‌شده

1. از اسناد موردنظر، با بازه شماره، تاریخ و وضعیت مناسب خروجی CSV بگیرید و نسخه اصلی را نگه دارید.
2. در یک کپی، فقط داده‌های لازم را اصلاح کنید؛ قالب، ترتیب ستون‌ها و شماره سند را تغییر ندهید.
3. پیش از ورود، بررسی کنید شماره‌های اسناد در سال مالی فعال تکراری نباشند و کد سرفصل‌ها یا سرفصل‌های بالایی موردنیاز موجود باشد.
4. فایل را با قالب امیر وارد کنید.
5. پیام نتیجه را تا آخر بخوانید و شماره سطر‌های رد‌شده را یادداشت کنید.
6. در فهرست اسناد، اسناد جدید را با شماره و تاریخ پیدا کنید.
7. جمع بدهکار و بستانکار، شرح‌ها و سرفصل‌ها را کنترل کنید.
8. اسناد درست و متوازن را تأیید کنید.
9. برای اطمینان چندتا از ردیف‌ها را در فهرست تراکنش‌ها و گزارش مرتبط تطبیق دهید.

فایل‌های پیوست

در صفحه اختصاصی سند، بخش فایل‌ها را باز کنید. افزودن فایل از این بخش انجام می‌شود؛ فایل هنگام ساخت خود سند الزامی نیست. توجه کنید با حذف یک سند فایل‌های آن نیز پاک می‌شوند.

• فرمت‌های مجاز: jpg، jpeg، png، webp و pdf
• حداکثر اندازه: ۵ مگابایت برای هر فایل
• عنوان فایل اختیاری است
• فایل‌ها را می‌توان مشاهده یا دانلود کرد
• در ویرایش می‌توان عنوان را تغییر داد و در صورت انتخاب فایل جدید، فایل قبلی جایگزین و رکورد آن از پایگاه داده‌ها حذف می‌شود؛ با حذف رکورد فایل از پایگاه داده‌ها، فایل ذخیره‌شده نیز حذف می‌شود

دسترسی به مشاهده، ویرایش و حذف فایل با مجوز‌های مربوط کنترل می‌شود. فایل سند دیگر یا شناسه نامعتبر از این مسیر قابل مدیریت نیست.

انتقال سند به سال مالی دیگر

در صفحه اختصاصی سند، انتقال به سال مالی دیگر فقط مقصد‌هایی را نشان می‌دهد که در دسترس کاربرند و سال مالی آن‌ها بعد از سال مالی فعال است.

1. سند مبدأ را باز و پیش از انتقال کنترل کنید.
2. مقصد را انتخاب کنید و انتقال را تأیید کنید.
3. امیر بررسی می‌کند مقصد در شرکت‌های مجاز کاربر باشد و با سال مالی فعال یکسان نباشد.
4. سند و ردیف‌ها در سال مالی مقصد ساخته می‌شوند و سپس سند، ردیف‌ها و فایل‌های مبدأ حذف می‌شوند؛ فایل پیوست به مقصد کپی نمی‌شود.
5. در سال مالی مقصد، شماره سند با توجه به آخرین شماره اسناد در سال مالی مقصد تعیین می‌شود و ممکن است با شماره مبدأ برابر نباشد.
6. تاریخ سند به سال مقصد منتقل می‌شود و ماه و روز حفظ می‌گردد؛ عنوان و شرح ردیف‌ها حفظ می‌شوند.
7. سرفصل هر ردیف باید با نگاشت سرفصل‌های بین دو سال یا با کد سرفصل‌ها قابل یافتن باشد. نبودن نگاشت یا کد سرفصل باعث خطا و برگشت کل عملیات می‌شود.
8. سند مقصد تأیید‌نشده ساخته می‌شود؛ پس از تغییر سال مالی فعال، آن را پیدا، کنترل و تأیید کنید.

چون انتقال جابه‌جایی است نه کپی، پیش از اجرا خروجی پشتیبان بگیرید. پیام‌هایی مانند «مقصد همان سال مالی است»، «دسترسی ندارید»، «سرفصل در مقصد پیدا نشد» یا خطای عمومی انتقال را برطرف کنید و دوباره اقدام کنید.

تأثیر سند بر گزارش‌ها

پیاده‌سازی فعلی گزارش‌ها چنین رفتار می‌کند:

• گزارش اسناد/روزنامه: از اسناد و ردیف‌های آن‌ها استفاده می‌کند و فیلتر شماره، تاریخ و سرفصل دارد.
• دفتر کل: تراکنش‌های سرفصل‌های سطح کل را تجمیع می‌کند.
• دفتر معین و تفصیلی: تراکنش‌های سرفصل انتخابی را در سطح مرتبط نمایش و تجمیع می‌کند.
• تراز آزمایشی و مانده سرفصل: بدهکار، بستانکار و مانده را از تراکنش‌های سرفصل‌ها محاسبه می‌کند.

این گزارش‌ها در کد فعلی شرط approved_at ندارند. پس ثبت، ویرایش، حذف یا ورود سند می‌تواند ارقام آن‌ها را تغییر دهد، حتی اگر سند هنوز تأیید‌نشده باشد.

چک‌لیست حسابدار

پیش از ذخیره یا تأیید یک سند

• سال مالی فعال درست است.
• سند دستی است یا منشأ خودکار آن مشخص شده است.
• شماره سند تکراری نیست و تاریخ در سال مالی درستی قرار دارد.
• عنوان و شرح‌ها برای پیگیری بعدی کافی‌اند.
• سرفصل هر ردیف صحیح است.
• هر ردیف فقط بدهکار یا فقط بستانکار دارد.
• جمع بدهکار و بستانکار برابر و مانده صفر است.
• فایل پیوست، در صورت نیاز رویه داخلی، با فرمت و حجم مجاز افزوده شده است.
• تأثیر ثبت سند را با توجه به نمایش اسناد تأیید‌نشده در گزارش‌ها در نظر گرفته‌اید.

پس از تأیید یک سند

• وضعیت در فهرست «تأیید‌شده» است.
• حداقل یک ردیف از سند در فهرست تراکنش‌ها و گزارش مرتبط کنترل شده است.
• اگر سند متصل است، اطلاعات آن با فاکتور/پرداخت/چک مبدأ هماهنگ است.

پس از ورود گروهی اسناد

• تعداد سند‌های ایجاد‌شده و ردیف‌های رد‌شده ثبت شده است.
• همه علت‌های رد، سطر به سطر بررسی شده‌اند.
• سند ناقص در فهرست باقی نمانده است.
• سرفصل‌های خودکار ساخته‌شده و سرفصل‌های بالایی آن‌ها کنترل شده‌اند.
• موازنه تک‌تک اسناد بررسی شده است.
• فقط اسناد کنترل‌شده تأیید شده‌اند.
• جمع فایل مبدأ با جمع اسناد و گزارش مقصد تطبیق داده شده است.

خطا‌های رایج