راهنمای چارت سازمانی
چارت سازمانی جایگاه‌ها و رابطه گزارش‌دهی آنها را ثبت می‌کند. هر شخص در چارت سازمانی یک سمت مانند مدیرعامل، مدیر مالی یا کارشناس حسابداری دارد.
دسترسی
مسیر برنامه:
مدیریت ← منابع انسانی و سازمان ← چارت سازمانی
داده‌ها به سال مالی فعال محدود می‌شوند. کاربر برای مشاهده، ایجاد، ویرایش یا حذف به مجوز همان عملیات نیاز دارد.
ساخت چارت
بهتر است چارت را از بالاترین سمت شروع کنید:
- گزینه افزودن را بزنید.
- عنوان سمت را وارد کنید. عنوان اجباری و حداکثر ۲۰۰ نویسه است.
- برای بالاترین جایگاه، بدون سمت بالایی را انتخاب کنید.
- برای سمت‌های دیگر، جایگاه بالایی را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز شرح مسئولیت یا توضیح جایگاه را بنویسید.
- فرم را ذخیره کنید.
از صفحه اختصاصی هر سمت می‌توان زیرمجموعه تازه‌ای برای همان سمت ساخت. در این حالت جایگاه فعلی به عنوان سمت بالایی اولیه فرم انتخاب می‌شود.
نمونه
مدیرعامل
├── مدیر مالی
│ ├── سرپرست حسابداری
│ └── خزانه‌دار
└── مدیر فروش
└── کارشناس فروش
هر عنوان یک سمت مستقل است. اگر دو واحد سمت‌هایی با نام یکسان دارند، عنوان را روشن‌تر بنویسید، مانند «کارشناس اداری شعبه تهران».
مشاهده و جستجو
فهرست با عنوان سمت جستجو می‌شود و سمت بالایی مستقیم هر سمت را نشان می‌دهد. صفحه اختصاصی یک سمت، کل چارت سازمان را نمایش می‌دهد و جایگاه انتخاب‌شده را مشخص می‌کند.
اتصال کارمند به سمت
در فرم ایجاد یا ویرایش کارمند، فیلد سمت در چارت سازمانی را انتخاب کنید. این اتصال اختیاری است. هر کارمند در نسخه فعلی یک سمت چارت دارد، اما چند کارمند می‌توانند به یک سمت متصل شوند. ابتدا سمت را تعریف کنید و سپس پرونده کارمند را به آن متصل کنید.
ویرایش و حذف
عنوان، سمت بالایی و توضیحات قابل ویرایش‌اند. یک سمت نمی‌تواند خودش را به عنوان سمت بالایی انتخاب کند.
با حذف یک سمت، اتصال مستقیم کارکنان و سمت‌های پایین آن خالی می‌شود. خود کارکنان و سمت‌های پایین‌تر حذف نمی‌شوند، اما جایگاهشان در چارت سازمان ناقص خواهد شد. پیش از حذف، کارکنان را به سمت درست منتقل و برای سمت‌های پایین‌تر، سمت بالایی جدید تعیین کنید.
خطاهای رایج
سمت در فرم کارمند دیده نمی‌شود
سال مالی فعال را کنترل کنید و پس از ساخت سمت، فرم کارمند را تازه‌سازی کنید.
سمت در جای اشتباه نمایش داده می‌شود
سمت را ویرایش و سمت بالایی درست را انتخاب کنید. انتخاب نکردن سمت بالایی، سمت را به ریشه چارت می‌برد.
چارت با واحدهای سازمانی یکسان نیست
این دو ساختار مستقل‌اند. چارت رابطه سمت‌ها را نشان می‌دهد و واحد سازمانی کارکنان را بر اساس بخش دسته‌بندی می‌کند. اتصال‌های هر کارمند را جداگانه ثبت کنید.