راهنمای مدیریت کارکنان
این راهنما ثبت و نگهداری پرونده کارکنان را توضیح می‌دهد. پرونده کارمند مبنای اتصال پورتال کارکنان، حضور و غیاب، کارکرد ماهانه، احکام و فیش حقوقی است.
دسترسی به فهرست کارکنان
مسیر برنامه:
منابع انسانی ← کارکنان
کاربر باید مجوز فهرست کارکنان را داشته باشد. دکمه‌های افزودن، ویرایش، حذف و خروجی فقط برای کاربری نمایش داده می‌شوند که مجوز همان عملیات را دارد.
صفحه فهرست کارکنان
صفحه کارکنان آمار کل، کارکنان فعال، تمام‌وقت، قرارداد یا سایر، استخدام‌های ۳۰ روز اخیر و کارکنان بدون حکم حقوقی را نشان می‌دهد. هر کارمند ممکن است بخاطر پایان قرارداد یا نبود حکم فعال به عنوان کارمند نیازمند توجه مشخص شده باشد.
امکانات جستجو و فیلتر:
- جستجو بر اساس نام، نام خانوادگی، کد پرسنلی یا کد ملی
- محدود کردن فهرست به وضعیت فعال یا غیرفعال
- فیلتر کارگاه
- فیلتر چارچوب قرارداد
- دریافت خروجی کارکنان با همان فیلترهای جاری
پیش‌نیاز ثبت کارمند
داشتن دو مورد زیر برای ثبت کارمند الزامی است:
- محل کار از بخش مدیریت ← منابع انسانی و سازمان ← محل‌های کار
- شیفت کاری از بخش مدیریت ← منابع انسانی و سازمان ← شیفت‌های کاری
واحد سازمانی، سمت در چارت سازمانی و چارچوب قرارداد اختیاری‌اند، اما ثبت آنها پیش از ایجاد پرونده باعث می‌شود ساختار سازمانی و گزارش‌ها کامل‌تر باشند.
ایجاد پرونده کارمند
از فهرست کارکنان گزینه افزودن کارمند را بزنید و فرم را تکمیل کنید.
مشخصات هویتی
کد پرسنلی، نام، نام خانوادگی و تابعیت فیلدهای اصلی این بخش هستند. کد پرسنلی اجباری و یکتا است. کد ملی در صورت ثبت باید دقیقاً ۱۰ نویسه باشد و تکراری نباشد.
سایر اطلاعات شامل نام پدر، شماره گذرنامه، جنسیت، وضعیت تأهل، تعداد فرزندان، تاریخ و محل تولد و وضعیت نظام وظیفه است.
ارتباط با دستگاه حضور و غیاب
فیلد شناسه دستگاه برای تطبیق کارمند با شناسه ثبت‌شده در دستگاه حضور و غیاب است. این مقدار حداکثر ۲۰ نویسه می‌پذیرد. اگر ورود اطلاعات دستگاه با شناسه انجام می‌شود، مقدار را با دستگاه یکسان ثبت کنید.
اطلاعات سازمانی
| فیلد | وضعیت | کاربرد |
|---|---|---|
| محل کار | اجباری | محل خدمت و تنظیمات وابسته به حقوق |
| شیفت کاری | اجباری | ساعات کار، تعطیلی و محاسبه حضور |
| سمت در چارت | اختیاری | جایگاه کارمند در سلسله‌مراتب گزارش‌دهی |
| واحد سازمانی | اختیاری | واحد اداری یا عملیاتی کارمند |
| چارچوب قرارداد | اختیاری | الگوی قراردادی وابسته به محل کار |
لینک جدید کنار هر گزینه، صفحه ساخت همان داده را در زبانه‌ای دیگر باز می‌کند. پس از ساخت گزینه جدید، ممکن است لازم باشد صفحه فرم کارمند را تازه‌سازی کنید.
اطلاعات تماس، بیمه، بانک و تحصیلات
اطلاعات تماس شامل تلفن و نشانی است. اطلاعات بیمه، بانک، شماره حساب، شماره کارت، شبا، سطح تحصیلات و رشته تحصیلی اختیاری‌اند. این اطلاعات را با پرونده رسمی کارمند تطبیق دهید زیرا در صفحه شخصی کارمند نمایش داده می‌شوند.
استخدام و قرارداد
نوع استخدام و تاریخ شروع و پایان قرارداد را وارد کنید. تاریخ پایان نمی‌تواند پیش از تاریخ شروع باشد. گزینه فعال مشخص می‌کند که کارمند در وضعیت جاری شاغل در نظر گرفته شود.
مانده مرخصی استحقاقی با دقیقه نگهداری می‌شود. در زمان ایجاد پرونده، سامانه مقدار اولیه را از شیفت انتخاب‌شده می‌گیرد و در فرم ویرایش امکان اصلاح آن وجود دارد.
مشاهده پرونده
گزینه نمایش، اطلاعات اصلی کارمند و ارتباط‌های ثبت‌شده او را در یک صفحه نمایش می‌دهد. این صفحه سوابق زیر را نیز در دسترس قرار می‌دهد:
- احکام حقوقی
- کارکردهای ماهانه
- فیش‌های حقوقی
- محل کار، شیفت، واحد و سمت سازمانی
نبود کارکرد یا فیش در پرونده به این معناست که رکوردی برای آن کارمند در سال مالی فعال وجود ندارد.
ویرایش پرونده
در ویرایش می‌توان مشخصات هویتی، تماس، بیمه، بانک، اطلاعات استخدامی و اتصال‌های سازمانی را تغییر داد. اگر نام یا نام خانوادگی کارمندی که به حساب کاربری متصل است تغییر کند، نام همان حساب کاربری نیز به‌روز می‌شود.
پس از تغییر محل کار یا شیفت، کارکردهای قبلی خودکار دوباره محاسبه نمی‌شوند. اثر تغییر را از تاریخ موردنظر کنترل و در صورت نیاز محاسبه کارکرد ماهانه را دوباره اجرا کنید.
اتصال حساب کاربری به کارمند
برای ورود کارمند به پورتال کارکنان، حساب کاربری باید به پرونده او متصل باشد. ساخت پرونده از صفحه کارکنان به تنهایی این اتصال را ایجاد نمی‌کند.
مدیر سامانه می‌تواند از مدیریت کاربران، برای کاربری که هنوز کارمند متناظر ندارد گزینه ایجاد کارمند را اجرا کند. هر حساب باید به پرونده درست همان فرد متصل باشد. خطای ۴۰۳ در پورتال معمولاً نشانه نبود این اتصال است.
حذف یا غیرفعال کردن
حذف پرونده می‌تواند روی سابقه حضور، درخواست‌ها، کارکرد و حقوق اثر بگذارد. برای پایان همکاری، در حالت معمول گزینه فعال را خاموش و تاریخ پایان قرارداد را ثبت کنید تا سابقه باقی بماند. حذف را فقط زمانی انجام دهید که پرونده اشتباه یا آزمایشی است و وابستگی مهمی ندارد.
خطاهای رایج
محل کار یا شیفت در فرم وجود ندارد
ابتدا آنها را در بخش‌های مربوط بسازید. همچنین سال مالی فعال را بررسی کنید.
کد پرسنلی یا کد ملی تکراری است
فهرست کارکنان را با همان مقدار جستجو کنید. کد ملی باید ۱۰ نویسه باشد. برای کارمند موجود پرونده تازه نسازید و همان پرونده را ویرایش کنید.
کارمند وارد پورتال نمی‌شود
وجود پرونده کافی نیست. اتصال حساب کاربری به کارمند، فعال بودن حساب و زمینه شرکت را بررسی کنید.
فهرست یا خروجی با صفحه تطبیق ندارد
فیلترهای جستجو، وضعیت، محل کار و قرارداد را پاک کنید. خروجی از فیلترهای جاری استفاده می‌کند.