راهنمای فاکتور خرید کالا
این راهنما فقط خرید کالا را پوشش می‌دهد. خرید خدمت در راهنمای فاکتور خرید خدمت توضیح داده شده است.
کاربرد
فاکتور خرید کالا برای ثبت خرید از تأمین‌کننده، ورود کالا به انبار، بدهی به طرف حساب و محاسبهٔ بهای موجودی استفاده می‌شود.
پیش‌نیاز‌ها
- شرکت و سال مالی درست فعال باشد.
- تأمین‌کننده به‌عنوان مشتری/طرف حساب و همراه با سرفصل حسابداری تعریف شده باشد.
- کالا، گروه کالا و سرفصل موجودی آن تعریف شده باشد.
- انبار مقصد مشخص باشد.
- سرفصل‌های خرید، مالیات خرید، تخفیف خرید، کسورات و موجودی در تنظیمات تعیین شده باشند.
مسیر ثبت
فاکتور‌ها ← خرید ← افزودن فاکتور
مراحل ثبت
- تأمین‌کننده و انبار مقصد را انتخاب کنید.
- تاریخ، شمارهٔ فاکتور و شمارهٔ سند را کنترل کنید.
- حداقل یک کالا اضافه کنید.
- مقدار، نرخ واحد، تخفیف و مالیات را وارد کنید.
- کسورات و توضیحات را در صورت نیاز وارد کنید.
- جمع نهایی را با صورت‌حساب فروشنده تطبیق دهید.
- فاکتور را ذخیره یا ذخیره و تأیید کنید.
قواعد ردیف‌ها
هر ردیف باید مقدار صحیح حداقل ۱، نرخ واحد نامنفی، تخفیف نامنفی و مالیات نامنفی داشته باشد. تخفیف نمی‌تواند از مقدار × نرخ واحد بیشتر باشد.
فرمول ردیف:
- مبلغ ناخالص = مقدار × نرخ واحد
- مبلغ پس از تخفیف = مبلغ ناخالص − تخفیف
- مالیات = مبلغ پس از تخفیف × نرخ مالیات ÷ ۱۰۰
- جمع ردیف = مبلغ پس از تخفیف + مالیات
جمع فاکتور برابر مجموع ردیف‌ها منهای کسورات کلی است.
تأیید و آثار حسابداری
پس از تأیید، برنامه به‌طور معمول این ثبت‌ها را ایجاد می‌کند:
- بدهکار: موجودی کالا
- بدهکار: مالیات خرید
- بستانکار: تخفیف خرید
- ثبت کسورات خرید در سرفصل تنظیم‌شده
- بستانکار: طرف حساب به مبلغ نهایی فاکتور
همزمان ورود کالا به انبار ثبت و میانگین موزون بهای کالا بازمحاسبه می‌شود.
هزینهٔ جانبی
هزینهٔ حمل، بیمه و هزینه‌های مشابه را به‌جای افزودن دستی به نرخ خرید، از فاکتور‌ها ← هزینه‌های جانبی ثبت کنید. هزینهٔ محصول‌محور در بهای موجودی توزیع می‌شود؛ هزینهٔ فاکتور‌محور سند هزینه می‌سازد، اما به بهای هر واحد کالا تخصیص نمی‌یابد.
جزئیات در راهنمای هزینهٔ جانبی خرید آمده است.
پرداخت
پس از تأیید می‌توانید پرداخت نقدی، بانکی یا چکی ثبت کنید. سند پرداخت خرید به‌طور معمول طرف حساب را بدهکار و صندوق یا بانک را بستانکار می‌کند. پرداخت و سند پرداخت از سند خرید جدا هستند.
برگشت از خرید
برای برگشت کالا، از فاکتور‌ها ← برگشت از خرید استفاده کنید و فاکتور خرید مرجع را انتخاب کنید. مقدار و مبلغ برگشت نباید از ماندهٔ قابل برگشت بیشتر باشد. راهنمای کامل در برگشت فاکتور آمده است.
محدودیت‌های مهم
ویرایش، حذف یا لغو تأیید می‌تواند با وجود این وابستگی‌ها متوقف شود:
- پرداخت
- برگشت از خرید
- هزینهٔ جانبی وابسته
- فروش یا سند تأیید‌شدهٔ بعدی که بهای تمام‌شده به آن وابسته است
- انتقال به سال مالی بعد
کنترل پس از ثبت
- تأمین‌کننده و انبار مقصد درست است.
- کالا، مقدار، نرخ، تخفیف و مالیات با صورت‌حساب فروشنده منطبق است.
- سند خرید وجود دارد و تراز است.
- ورود انبار ثبت شده است.
- میانگین موزون کالا منطقی است.
- هزینهٔ جانبی، در صورت وجود، به فاکتور درست تخصیص یافته است.
- ماندهٔ طرف حساب و مجموع پرداخت درست است.