راهنمای مدیریتی درخواست‌های پرسنلی
این راهنما برای کاربری است که درخواست کارکنان را در بخش منابع انسانی ثبت یا بررسی می‌کند. راهنمای ثبت درخواست توسط خود کارمند در پورتال کارکنان قرار دارد.
دسترسی
مسیر برنامه:
منابع انسانی ← درخواست‌های پرسنلی
نمایش فهرست، ایجاد، ویرایش، حذف، تأیید و رد مجوزهای جداگانه دارند. ممکن است کاربری درخواست‌ها را ببیند اما دکمه تأیید یا ایجاد برای او نمایش داده نشود.
درخواست‌ها به سال مالی فعال محدود می‌شوند. اگر درخواست موردنظر پیدا نمی‌شود، ابتدا سال مالی فعال و فیلترهای صفحه را بررسی کنید.
دسته‌بندی درخواست‌ها
صفحه درخواست‌ها چهار زبانه دارد:
| زبانه | نوع درخواست |
|---|---|
| مرخصی‌ها | مرخصی ساعتی، روزانه، استعلاجی، بدون حقوق روزانه و بدون حقوق ساعتی |
| مأموریت‌ها | مأموریت ساعتی و مأموریت روزانه |
| دستورکارها | دستور اضافه‌کاری و دورکاری |
| سایر | درخواست‌های خارج از دسته‌های بالا |
عدد کنار هر زبانه، شمار درخواست‌های در انتظار همان دسته را نشان می‌دهد.
جستجو و بررسی درخواست‌ها
در هر زبانه می‌توان فهرست را بر اساس کارمند و وضعیت فیلتر کرد. وضعیت‌ها عبارت‌اند از:
- در انتظار بررسی
- تأییدشده
- ردشده
ردیف‌های در انتظار با رنگ متفاوت مشخص می‌شوند. فهرست نوع درخواست، شروع و پایان، مدت، وضعیت و نام تأییدکننده را نشان می‌دهد.
ثبت درخواست برای کارمند
- زبانه مناسب را باز کنید.
- گزینه افزودن را بزنید.
- کارمند و نوع درخواست را انتخاب کنید.
- تاریخ درخواست را وارد کنید.
- برای درخواست ساعتی، دستور اضافه‌کاری یا دورکاری، ساعت شروع و پایان را با قالب
HH:MMوارد کنید. - دلیل یا توضیح را در صورت نیاز بنویسید.
- ثبت درخواست یا ذخیره و ایجاد درخواست جدید را بزنید.
ساعت پایان باید برابر یا بعد از ساعت شروع باشد. مقدار ساعت باید در بازه معتبر ۰۰:۰۰ تا ۲۳:۵۹ قرار گیرد.
برای مرخصی روزانه، مرخصی روزانه بدون حقوق و مأموریت روزانه، سامانه ساعت شروع و پایان همان روز را از شیفت کاری کارمند می‌گیرد. بنابراین اتصال شیفت درست به پرونده کارمند اهمیت دارد.
درخواست مدیریتی جدید با وضعیت در انتظار بررسی ثبت می‌شود و ثبت‌کننده نمی‌تواند با ساخت درخواست، مرحله تأیید را دور بزند.
ویرایش و حذف
ویرایش از رابط برنامه فقط برای درخواست در انتظار در دسترس است. در فرم ویرایش می‌توان نوع، تاریخ، ساعت و دلیل را اصلاح کرد.
دکمه حذف برای درخواست تأییدشده نمایش داده نمی‌شود. درخواست در انتظار یا ردشده، در صورت داشتن مجوز، از فهرست قابل حذف است. حذف درخواست قابل بازیابی از داخل برنامه نیست؛ پیش از حذف، کارمند، تاریخ و نوع را کنترل کنید.
تأیید و رد
برای تصمیم‌گیری، ردیف درخواست را در زبانه مربوط پیدا کنید:
- گزینه تأیید برای درخواست در انتظار یا ردشده نمایش داده می‌شود.
- گزینه رد برای درخواست در انتظار یا تأییدشده نمایش داده می‌شود.
- سامانه نام کاربری را که آخرین تصمیم را ثبت کرده نگه می‌دارد.
بازگرداندن درخواست ردشده به تأیید یا تغییر درخواست تأییدشده به رد ممکن است. این تغییر روی لاگ‌های وابسته اثر دارد، بنابراین پس از تغییر تصمیم، کارکرد ماه را بازبینی کنید.
اثر تأیید بر حضور و غیاب
با تأیید درخواست، سامانه اطلاعات مرتبط را با لاگ حضور و غیاب همگام می‌کند. محاسبه حضور می‌تواند درخواست‌های تأییدشده زیر را در ستون‌های مرتبط منظور کند:
- مرخصی استحقاقی و استعلاجی
- مرخصی بدون حقوق
- مأموریت
- اضافه‌کاری
- دورکاری
برای درخواست روزانه، مدت بر اساس ساعات کاری شیفت همان روز محاسبه می‌شود. برای درخواست ساعتی، فاصله ساعت شروع و پایان مبناست.
اگر یک درخواست تأییدشده رد شود، سامانه همگام‌سازی معکوس را برای لاگ‌های وابسته اجرا می‌کند. با این حال، کارکرد ماهانه و فیش حقوقی خروجی‌های جداگانه‌اند. پس از هر تغییر:
- لاگ روز مربوط را بررسی کنید.
- کارکرد ماهانه را دوباره محاسبه کنید.
- اگر حقوق ساخته شده است، اثر تغییر را در فیش بررسی کنید و فرایند حقوق را طبق وضعیت فیش ادامه دهید.
تأیید درخواست به تنهایی به معنای صدور خودکار فیش تازه نیست.
سناریوی نمونه
فرض کنید کارمند برای دو ساعت مأموریت درخواست داده است:
- زبانه مأموریت‌ها را باز کنید.
- کارمند و وضعیت در انتظار را در فیلترها انتخاب کنید.
- تاریخ، ساعت ۱۰:۰۰ تا ۱۲:۰۰ و دلیل را کنترل کنید.
- درخواست را تأیید کنید.
- لاگ حضور همان روز را باز و مقدار مأموریت را بررسی کنید.
- کارکرد ماه مربوط را دوباره محاسبه کنید.
- اگر فیش همان ماه قبلاً ایجاد شده، نتیجه حقوق را جداگانه بازبینی کنید.
خطاهای رایج
دکمه تأیید یا رد نمایش داده نمی‌شود
مجوز approve یا reject حساب کاربری و وضعیت فعلی درخواست را بررسی کنید. هر دکمه فقط در وضعیت‌هایی که تغییر معتبر است نمایش داده می‌شود.
ساعت درخواست روزانه با ساعت مورد انتظار شما فرق دارد
درخواست روزانه ساعت‌ها را از شیفت متصل به کارمند می‌گیرد. شیفت پرونده و تنظیمات همان روز هفته را بررسی کنید.
درخواست تأیید شده ولی در کارکرد دیده نمی‌شود
ابتدا لاگ روز را بررسی و در صورت نیاز دوباره محاسبه کنید. سپس محاسبه کارکرد ماهانه را اجرا کنید. انتخاب سال مالی، سال، ماه و کارمند باید با درخواست یکسان باشد.
درخواست در زبانه پیدا نمی‌شود
هر نوع در زبانه خودش نمایش داده می‌شود. فیلتر کارمند و وضعیت را پاک کنید و سال مالی فعال را کنترل کنید.