مشتریان و ارتباط با مشتری
این صفحه نقطه شروع راهنماهای مشتریان است. هر راهنما یک بخش از منوی واقعی مشتریان را پوشش می‌دهد تا حسابدار بتواند موضوع موردنیازش را پیدا کند.
راهنماهای این بخش
| راهنما | موضوع |
|---|---|
| میز کار ارتباط با مشتری | فروش، دریافت، مطالبات، تحلیل دوره‌ای و تفاوت فیلترها |
| مشتریان | اطلاعات مشتری، انواع مشتری، کد سرفصل، انتقال گروه، مانده، فاکتور و چک مشتری |
| گروه‌های مشتری | پیکربندی سرفصل پایه، تفاوت گروه و سرفصل، ساخت و حذف گروه |
| نظرها راجع به مشتری | ثبت نظر، امتیازدهی، ویرایش و حذف نظر |
| ورود، خروج و انتقال اطلاعات مشتریان | فایل CSV، تطبیق سرفصل و انتقال اطلاعات میان سال‌های مالی |
مسیرهای برنامه و دسترسی‌ها
منوی مشتریان سه گزینه دارد:
- میز کار ارتباط با مشتری
- مشتریان
- گروه‌های مشتریان
در منوی فاکتورها نیز گزینه مشتری اضافه کنید دیده می‌شود. ثبت نظر از فهرست مشتریان و صفحه اختصاصی مشتری ممکن است و صفحه همه نظرها مسیر جداگانه دارد.
| کار | دسترسی لازم |
|---|---|
| دیدن میز کار ارتباط با مشتری | crm.dashboard |
| فهرست، ایجاد، ثبت، مشاهده، ویرایش، به‌روزرسانی و حذف مشتری | به‌ترتیب customers.index، customers.create، customers.store، customers.show، customers.edit، customers.update و customers.destroy |
| گرفتن خروجی مشتریان | customers.export |
| دیدن فرم ورود و ثبت فایل | customers.import و customers.import.store |
| فهرست، ایجاد، ثبت، مشاهده، ویرایش، به‌روزرسانی و حذف گروه مشتریان | دسترسی‌های هم‌نام زیر customer-groups.* |
| فهرست، ایجاد، ثبت، ویرایش، به‌روزرسانی و حذف نظر | دسترسی‌های هم‌نام زیر comments.* |
| بازکردن گردش سرفصل از صفحه مشتری یا گروه مشتریان | transactions.index؛ پیوند مانده گروه در نمای گروه به reports.ledger هم وابسته است |
| دیدن جزئیات چک از صفحه اختصاصی مشتری | cheques.show |
وجود یک دکمه در صفحه جای دسترسی مسیر را نمی‌گیرد. برای نمونه، کاربری که مشتری را می‌بیند ولی comments.create ندارد، نباید مجوز ثبت نظر بگیرد.
خطاهای رایج
| نشانه | علت محتمل | اقدام حسابدار |
|---|---|---|
| نبود پیکربندی سرفصل مشتری | سرفصل پایه مشتریان در سال مالی فعال تعیین نشده است | سیستم ← پیکربندی‌ها را اصلاح و سپس گروه را بازبینی کنید |
| گروه نامعتبر | گروه وجود ندارد یا شناسه ارسالی درست نیست | گروه را در سال فعال بسازید و دوباره انتخاب کنید |
| نام تکراری | همین نام در همان گروه وجود دارد | اطلاعات موجود را ویرایش کنید یا نام دقیق و متمایز بدهید |
| تلفن تکراری | تلفن برای مشتری دیگری ثبت شده است | مشتری موجود را جست‌وجو کنید؛ یکتایی برای تلفن همراه اعمال نمی‌شود |
| کد سرفصل غیرعددی | پس از حذف فاصله و / نویسه دیگری باقی مانده است |
فقط رقم وارد کنید |
| کد خارج از گروه | پیشوند یا طول کد کامل با سرفصل گروه نمی‌خواند | کد گروه را کنترل کنید یا کد را خالی بگذارید |
| کد متعلق به رکورد دیگر | سرفصل از قبل به مشتری متصل است | سرفصل دیگری انتخاب کنید؛ اتصال قبلی را بدون بررسی تغییر ندهید |
| حذف مشتری انجام نمی‌شود | سرفصل مشتری تراکنش دارد | مشتری را نگه دارید و در صورت نیاز فقط مشخصاتش را اصلاح کنید |
| فایل وارد نمی‌شود | نوع یا اندازه فایل، عنوان ستون‌ها، گروه، کد سرفصل یا یکی از ردیف‌ها اشکال دارد | پیام و شماره خط را بخوانید؛ فایل را از خروجی برنامه بسازید و دوباره وارد کنید |
| مانده با سقف اعتبار برابر نیست | این دو منبع و معنای متفاوت دارند | مانده را از دفتر سرفصل و سقف اعتبار را از مشخصات مشتری کنترل کنید |
| آمار دو صفحه برابر نیست | بازه، نوع یا وضعیت فاکتور در دو محاسبه متفاوت است | جدول تفاوت فیلترها در راهنمای میز کار ارتباط با مشتری را مبنا قرار دهید |
سناریوی کنترل حسابدار
- سال مالی فعال را انتخاب کنید و پیکربندی مشتریان را تنظیم کنید..
- گروه «مشتریان عمده» را بسازید و کد سرفصل گروه مشتریان را از لیست گروه‌ها باز کنید.
- مشتری را با نوع و اطلاعات هویتی درست ثبت کنید. کد سرفصل را خالی بگذارید.
- صفحه اختصاصی مشتری را باز کنید و نام، گروه، کد سرفصل و مانده صفر اولیه را کنترل کنید.
- فاکتور فروش را صادر و پس از بررسی تأیید کنید. وضعیت فاکتور باید یکی از وضعیت‌های پذیرفته‌شده باشد تا در بخش فاکتور فروش میز کار ارتباط با مشتری بیاید.
- سند فاکتور و اثر آن بر سرفصل مشتری را از دفتر حساب بررسی کنید.
- دریافت وجه را ثبت کنید و تراکنش مثبت سرفصل مشتری را با حساب صندوق یا بانک طرف دیگر سند تطبیق دهید.
- مانده جدید را در صفحه اختصاصی مشتری و دفتر حساب کنترل کنید. سقف اعتبار را با مانده اشتباه نگیرید.
- چک‌های طرف اصلی و چک‌های انتقال‌یافته به مشتری را در صفحه اختصاصی مشتری مرور کنید.
- نتیجه تماس یا پیگیری وصول را با متن و امتیاز در نظرهای مشتری ثبت کنید.
- میز کار ارتباط با مشتری را باز کنید و فروش ماه، پرداخت ماه، مطالبات، تحلیل سنی و مشتریان برتر را بررسی کنید.
- اگر عددی با انتظار شما برابر نبود، سال مالی، وضعیت فاکتور، برگشت از فروش و گردش مثبت یا منفی سرفصل را پیش از هر اصلاح دستی تطبیق دهید.