کالا و خدمت
این راهنما تعریف کالا و خدمت، گروه‌ها، سرفصل‌های خودکار و ورود و خروج CSV را توضیح می‌دهد.
کالا یا خدمت؟
| انتخاب | کاربرد | اثر تعدادی و بهای تمام‌شده |
|---|---|---|
| کالا | مواردی که خرید، نگهداری، انتقال یا فروش تعدادی دارند | فاکتور تأییدشده موجودی کالا و انبار را تغییر می‌دهد و تائید فاکتور فروش آن بهای تمام‌شده ثبت می‌کند |
| خدمت | هر چیزی که کالا نباشد و انبار نیاز نداشته باشد | در فاکتور و سند حسابداری می‌آید، اما موجودی انبار و موجودی کالا را تغییر نمی‌دهد |
در یک فاکتور می‌توان کالا و خدمت داشت. انتخاب انبار فقط برای ردیف‌های کالا اثر دارد. جزئیات هر نوع فاکتور در راهنمای فاکتورها آمده است.
ترتیب آماده‌سازی پیش از اولین فاکتور
- سال مالی فعال را کنترل کنید.
- پیکربندی‌های فروش، برگشت از فروش، موجودی، بهای تمام‌شده کالا، درآمد خدمت و بهای خدمت به سرفصل مرتبط خود متصل شده باشند.
- گروه کالا یا گروه خدمت بسازید. امیر سرفصل‌های گروه را زیر سرفصل پیکربندی‌های مرتبط ایجاد می‌کند.
- کالا یا خدمت را در گروه مناسب بسازید. امیر سرفصل‌های همان کالا یا خدمت را زیر سرفصل‌های گروه ایجاد می‌کند.
- برای کالا، دست‌کم یک انبار بسازید و فاکتور خرید یا موجودی ابتدای دوره را با انبار مدنظر ثبت کنید.
- فاکتور را ابتدا بررسی و سپس تأیید کنید. پیش‌نویس و فاکتور تأییدنشده موجودی کالا را تغییر نمی‌دهند.
اگر پیکربندی موجودی تنظیم نشده باشد، صفحه ایجاد گروه کالا کاربر را به صفجه پیکربندی‌ها می‌فرستد. ایجاد گروه خدمت نیز به تنظیم بودن پیکربندی درآمد خدمت وابسته است.
سرفصل‌هایی که امیر می‌سازد
برای هر گروه کالا چهار سرفصل همنام با نام گروه ساخته می‌شود:
- درآمد فروش
- برگشت از فروش
- بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته
- موجودی کالا
برای هر کالا چهار سرفصل همنام با نام کالا زیر گروه خود ساخته می‌شود. تغییر نام کالا یا نام گروه کالا، نام سرفصل‌های مرتبط را تحت تاثیر قرار می‌دهد و باعث به‌روزرسانی آنها می‌شود.
برای هر گروه خدمت سه سرفصل همنام با نام گروه ساخته می‌شود:
- درآمد
- برگشت از فروش
- بهای خدمت
برای هر خدمت سه سرفصل همنام با نام خدمت زیر گروه خود ساخته می‌شود. خدمت سرفصل موجودی ندارد. تغییر نام خدمت یا نام گروه خدمت، نام سرفصل‌های مرتبط را تحت تاثیر قرار می‌دهد و باعث به‌روزرسانی آنها می‌شود.
فیلدهای گروه
گروه کالا یا خدمت، نام، نرخ مالیات و شناسه سامانه مؤدیان، SSTID دارد. نام اجباری است، حداکثر ۲۰ نویسه دارد و فقط حروف، رقم، فاصله و نویسه‌های مجاز فرم را می‌پذیرد. نرخ مالیات باید بین صفر و ۱۰۰ باشد. در فرم ویرایش کالا یا خدمت، اگر SSTID کالا یا خدمت خالی باشد، SSTID گروه نمایش داده می‌شود.
فیلدهای کالا
| فیلد | رفتار |
|---|---|
| گروه | اجباری است |
| کد | در سال مالی فعال یکتا است؛ اگر خالی باشد، عدد بعد از بزرگ‌ترین کد ساخته می‌شود |
| نام | اجباری و حداکثر ۲۰ نویسه است |
| SSTID | اختیاری است و در صورت خالی بودن، فرم SSTID گروه را نشان می‌دهد |
| قیمت فروش | اختیاری است؛ مقدار خالی به صفر تبدیل می‌شود |
| نرخ مالیات | عدد صفر تا ۱۰۰؛ مقدار خالی صفر می‌شود |
| محل در انبار | متن اختیاری تا ۵۰ نویسه است و یک نشانی عمومی برای کالا است، نه موجودی یک انبار |
| مقدار | عدد نامنفی با جداکننده هزارگان و بخش اعشاری اختیاری است؛ مقدار خالی صفر می‌شود |
| حد هشدار | همان قالب عددی مقدار را دارد؛ عدد مثبت برای تشخیص نیاز به سفارش استفاده می‌شود |
| فروش بیش از موجودی | اگر فعال باشد، تأیید فروش با موجودی ناکافی مجاز است و هشدار می‌دهد؛ اگر غیرفعال باشد، تأیید رد می‌شود |
| فرمول تخفیف | متن اختیاری تا ۱۰۰ نویسه، مانند 1-30:400, 30-100:360.7 |
| توضیح | متن اختیاری تا ۱۵۰ نویسه است |
| وب‌سایت‌ها | هر نشانی باید URL معتبر باشد |
مقدار واردشده در فرم کالا، فیلدهای کالا در پایگاه داده‌ها را تغییر می‌دهد. این کار سند حسابداری، گردش فاکتور یا موجودی انبار ایجاد نمی‌کند. برای موجودی قابل رسیدگی از فاکتور خرید یا موجودی ابتدای دوره استفاده کنید.
فیلدهای خدمت
خدمت گروه، کد، نام، SSTID، قیمت فروش و نرخ مالیات دارد. قواعد کد، نام، قیمت و نرخ مالیات مانند کالا است. خدمت موجودی، حد هشدار، محل انبار، فرمول تخفیف، وب‌سایت و گزینه فروش بیش از موجودی ندارد.
ایجاد، ویرایش و حذف
- ویرایش نام یا گروه، سرفصل‌های مرتبط را با نام و سرفصل جدید همگام می‌کند.
- دکمه حذف کالا یا خدمت وقتی آن کالا یا خدمت در ردیف فاکتور استفاده شده باشد غیرفعال است.
- گروهی که کالا یا خدمت دارد حذف نمی‌شود.
- گروهی که یکی از سرفصل‌هایش سطح پایین‌تر، تراکنش یا رابطه دیگری دارد حذف نمی‌شود.
- حذف مجاز گروه، سرفصل‌های خودکار همان گروه را حذف می‌کند.
پیش از حذف، سابقه حسابداری مرتبط را بررسی کنید. تغییر نام برای اصلاح عنوان، معمولاً از حذف و ساخت دوباره بهتر است.
خروجی و ورود CSV
از لیست محصولات یا لیست خدمات می‌توان ستون‌های خروجی را انتخاب و فایل را دانلود یا ایمیل کرد. ستون نام همیشه در خروجی وجود دارد. خروجی کامل کالا ستون‌های مشخصات، کد چهار سرفصل مرتبط و موجودی هر انبار را دارد. خروجی کامل خدمت ستون‌های مشخصات و کد سه سرفصل مرتبط را دارد.
برای ورود، فایل باید به فرمت CSV یا TXT و حداکثر ۵ مگابایت باشد. امن‌ترین روش این است که ابتدا خروجی بگیرید و عنوان ستون‌ها را ویرایش کنید.
- ستون‌های
nameوgroup_nameاجباری‌اند. - عنوان ستون‌های فارسی، انگلیسی یا کلیدهای داخلی شناخته می‌شوند. ترتیب ستون‌ها مهم نیست و ستون ناشناخته نادیده گرفته می‌شود.
- اگر کد با کالا، خدمت، گروه کالا یا گروه خدمت موجود در سال مالی فعال برابر باشد، همان رکورد به‌روزرسانی می‌شود. کد خالی یا کد جدید، کالا، خدمت، گروه کالا یا گروه خدمت جدید می‌سازد.
- گروه همنام دوباره استفاده می‌شود و گروه جدید به‌صورت خودکار ساخته می‌شود.
- کد سرفصل واردشده باید با کد سرفصل مرتبط از سرفصل‌های گروه منطبق باشد و به رکورد دیگری متصل نباشد.
- در CSV کالا، ستونی با نام هر انبار موجودی همان انبار را تعیین می‌کند و موجودی کالا از جمع آنها به‌روز می‌شود.
- کل فایل در یک تراکنش وارد می‌شود. خطای یک ردیف، تغییرات ردیف‌های قبلی همان فایل را هم برمی‌گرداند.
ورود موجودی انبار از CSV، گردش فاکتور یا سند موجودی نمی‌سازد. برای مانده افتتاحیه قابل تطبیق از فاکتور موجودی ابتدای دوره استفاده کنید.
خطاهای رایج
| خطا | کنترل پیشنهادی |
|---|---|
| کد تکراری | سال مالی فعال و کد کالا یا کد خدمت موجود را بررسی کنید |
| گروه نامعتبر | گروه را در همان سال مالی بسازید یا گروه دیگری انتخاب کنید |
| سرفصل پایه ناقص | پیکربندی‌های سال مالی را کامل و سپس گروه را ایجاد کنید |
| حذف غیرفعال است | ردیف‌های فاکتور یا وابستگی‌های گروه و سرفصل را بررسی کنید |
| فایل CSV کامل وارد نمی‌شود | شماره خط خطا، نام و گروه اجباری و کد سرفصل را کنترل کنید |
| موجودی با CSV تغییر کرد ولی سند ندارد | مقدار را با فاکتور موجودی ابتدای دوره اصلاح کنید تا گردش حسابداری هم ثبت شود |