راهنمای سرفصل‌ها
این راهنما ساختار سرفصل‌ها، روش ایجاد و ویرایش آن‌ها و انتقال سرفصل‌ها را توضیح می‌دهد.
قبل از شروع
- سال مالی فعال را کنترل کنید. سرفصل‌ها در محدوده سال مالی فعال نمایش داده می‌شوند.
- مسیر این بخش مدیریت ← امور مالی ← سرفصل‌ها است. نمایش گزینه سرفصل‌ها در منو و انجام عملیات‌های مرتبط با سرفصل‌ها به مجوز کاربر بستگی دارد.
- برای مرور بدهکار و بستانکار، مبانی حسابداری را بخوانید. برای کنترل سندهای ساخته‌شده به راهنمای اسناد حسابداری مراجعه کنید.
ساختار سرفصل‌ها در امیر
سرفصل یک حساب است. سرفصل بدون سطح بالاتر، سرفصل «کل» است. هر سرفصل می‌تواند سطح پایین‌تر داشته باشد و تعداد سطوح سرفصل‌ها به ۳ محدود نشده است.
صفحه فهرست سرفصل‌ها عنوان ثابت «کل»، «معین» یا «تفصیلی» به سطح‌ها نمی‌دهد. رابطه سطح بالاتر و سطح پایین‌تر تعیین‌کننده ساختار است. هر سطح سه رقم (یک قطعه) به کد سطح بالاتر اضافه می‌کند. در کاربرد متعارف می‌توانید قطعه اول کد را سطح کل، قطعه دوم را معین و قطعه سوم را تفصیلی در نظر بگیرید. برای نمونه:
| سطح کاربردی | نمونه کد | توضیح |
|---|---|---|
| کل | 101 |
سرفصل بدون سطح بالاتر |
| معین | 101001 |
سطح پایین‌تر مستقیم 101 |
| تفصیلی | 101001001 |
سطح پایین‌تر 101001 |
اگر بخش سه‌رقمی کد را خالی بگذارید، امیر شماره بعدی همان سطح را می‌سازد. اگر آن را وارد کنید، مقدار به سه رقم تبدیل و به کد سطح بالاتر اضافه می‌شود. کد کامل در سال مالی فعال باید یکتا باشد و هر سطح حداکثر ۹۹۹ شماره برای شماره‌گذاری دارد.
نوع بدهکار، بستانکار و دوطرفه
- بدهکار برای حسابی است که ماهیت مورد انتظار آن بدهکار است.
- بستانکار برای حسابی است که ماهیت مورد انتظار آن بستانکار است.
- هر دو برای حسابی است که می‌تواند مانده بدهکار یا بستانکار داشته باشد.
نوع سرفصل، مانع ثبت بدهکار یا بستانکار بودن آن سرفصل در سند نمی‌شود؛ نوع سرفصل برای طبقه‌بندی و کنترل ساختار استفاده می‌شود. اگر سطح بالاتر بدهکار یا بستانکار باشد، سطح پایین‌تر همان نوع را می‌گیرد و نمی‌توانید نوع دیگری انتخاب کنید. سطوح پایینی سرفصل‌های نوع «هر دو» می‌توانند از هر سه نوع باشند. تغییر نوع سطح بالاتر نیز نوع سرفصل‌های سطوح پایین‌تر ان را با همین قاعده به‌روز می‌کند.
در فرم فعلی سرفصل‌ها، انتخاب نوع برای سطح پایین‌تر تازه زیر سطح بالاتر «هر دو» نمایش داده می‌شود، اما مسیر ایجاد ممکن است آن سطح پایین‌تر را با نوع «هر دو» ذخیره کند. بعد از ایجاد، نوع نمایش‌داده‌شده در فهرست سرفصل‌ها را کنترل و در صورت نیاز سرفصل را اصلاح کنید.
حساب دائمی و موقت
ویژگی دائمی یا موقت در سرفصل کل انتخاب می‌شود و همه سطوح پایین‌تر آن را به ارث می‌برند. در رویه معمول حسابداری، حساب‌های دائمی مانند دارایی، بدهی و سرمایه مانده خود را به سال بعد می‌برند و حساب‌های موقت مانند درآمد و هزینه در پایان دوره بسته می‌شوند. این انتخاب برای طبقه‌بندی و عملیات سال مالی امیر مهم است. تغییر ویژگی دائمی یا موقت بودن یک سرفصل، سطوح پایین‌تر ان را نیز تغییر می‌دهد.
ایجاد، جست‌وجو و ویرایش سرفصل
- برای ساخت سرفصل کل، در سطح اول ایجاد سرفصل را بزنید. برای ساخت سطح پایین‌تر، ابتدا نام سرفصل سطح بالاتر را باز کنید و سپس ایجاد سرفصل را بزنید.
- نام را وارد کنید. نام الزامی و حداکثر ۶۰ نویسه است.
- نوع را انتخاب کنید. امیر سازگاری آن با سطح بالاتر را هنگام ذخیره کنترل می‌کند.
- برای ریشه، دائمی/موقت را تعیین کنید. سطح پایین‌تر مقدار سطح بالاتر را می‌گیرد.
- بخش سه‌رقمی کد را وارد کنید یا برای شماره‌گذاری خودکار خالی بگذارید.
- پس از ذخیره، کد ساخته‌شده را در پیام و فهرست کنترل کنید.
فهرست سرفصل‌ها در یک زمان فقط یک سطح از سرفصل‌ها را نشان می‌دهد. با انتخاب سرفصل وارد سطح پایین‌تر می‌شوید و با بازگشت به سطح بالاتر آن می‌روید. انتخاب کد، فهرست تراکنش‌های همان سرفصل را باز می‌کند.
هنگام ویرایش می‌توانید نام، نوع و کد را تغییر دهید. برای سرفصل دارای سطح بالاتر، سطح بالاتر نیز قابل تغییر است. این کار کد سرفصل و همه سطح پایین‌تر ان را بازسازی می‌کند و نوع و دائمی/موقت‌بودن سطح پایین‌تر ان را با سطح بالاتر جدید هماهنگ می‌کند. انتقال یک سرفصل به یکی از سطح پایین‌تر ان خودش مجاز نیست.
تغییر کد، سطح بالاتر، نوع یا دائمی/موقت‌بودن پس از ثبت سند، ساختار گزارش‌های قبلی را تغییر می‌دهد. پیش از تغییر، از داده‌ها نسخه پشتیبان بگیرید و گزارش‌های دفتر و تراز را قبل و بعد از تغییر نگه دارید.
ارتباط سرفصل با اطلاعات عملیاتی
بعضی سرفصل‌ها به یک رکورد عملیاتی متصل‌اند. فهرست سرفصل‌ها این اتصال را با نشان نوع رکورد نمایش می‌دهد و دکمه ویرایش، شما را به فرم همان رکورد می‌برد.
- مشتری و گروه مشتری از سرفصل متصل برای مانده طرف حساب و ثبت‌های فاکتور و پرداخت استفاده می‌کنند.
- کالا، گروه کالا، خدمت و گروه خدمت می‌توانند سرفصل‌های درآمد، موجودی، بهای تمام‌شده یا برگشت داشته باشند.
- هنگام ایجاد حساب بانکی، امیر زیر سرفصل بانکی تنظیم‌شده در سال مالی (در پیکربندی‌های سال مالی تنظیم شده است) یک سرفصل هم‌نام می‌سازد و آن را به حساب بانکی وصل می‌کند.
حذف سرفصلی که سطح پایین‌تر، تراکنش یا ارتباط عملیاتی دارد غیرمجاز است. ابتدا باید وابستگی‌ها را تعیین تکلیف کنید.
انتقال سرفصل
دکمه انتقال تراکنش‌ها فقط وقتی در صفحه یک سرفصل دیده می‌شود که آن سرفصل سطح پایین‌تر نداشته باشد.
دو روش وجود دارد:
- تجمیع با سرفصل مقصد، تراکنش‌ها را به یک سرفصل موجود منتقل می‌کند.
- انتقال به سرفصل جدید زیر سرفصل مقصد، یک سرفصل هم‌نام زیر سرفصل مقصد انتخابی به عنوان سرفصل بالاتر می‌سازد و تراکنش‌ها را به آن منتقل می‌کند.
گزینه انتقال ارتباط سرفصل مبدأ اتصال مشتری، گروه مشتری یا حساب بانکی را نیز به مقصد می‌برد و شناسه سرفصل همان رکورد را به‌روز می‌کند. گزینه حذف سرفصل مبدأ پس از انتقال فقط در صورتی موفق می‌شود که وابستگی دیگری باقی نمانده باشد.
محدودیت‌های انتقال سرفصل این است که فقط تراکنش‌های سرفصل مبدأ با تاریخ ابتدای سال مالی فعال تا امروز منتقل می‌شوند. مبدأ و مقصد نباید یکسان باشند و مقصد نمی‌تواند از سطح پایین‌تر مبدأ باشد. پس از اتمام عملیات، تعداد و جمع اعلام‌شده را با دفتر سرفصل مبدأ و مقصد تطبیق دهید.
خطاهای رایج
| پیام یا وضعیت | علت محتمل | اقدام |
|---|---|---|
| نوع انتخابی با سطح بالاتر مجاز نیست | سطح بالاتر فقط بدهکار یا فقط بستانکار است | همان نوع سطح بالاتر را انتخاب کنید یا ساختار را بازبینی کنید |
| کد از قبل وجود دارد | کد کامل در سال مالی فعال تکراری است | کد سه‌رقمی دیگری وارد کنید یا تولید خودکار را استفاده کنید |
| سرفصل حذف نمی‌شود | سرفصل مدنظر دارای زیرسرفصل، تراکنش یا ارتباط عملیاتی است | وابستگی را پیدا و در صورت درست‌بودن انتقال دهید |