راهنمای شروع کار، شرکت فعال و سال مالی
این راهنما مسیر حسابدار را از نخستین ورود و انتخاب شرکت تا کنترل میز کار و بستن سال مالی توضیح می‌دهد. در امیر، انتخاب شرکت فعال فقط انتخاب یک نام تجاری نیست؛ همان انتخاب، سال مالی و دامنه اسناد، فاکتورها، سرفصل‌ها، موجودی و گزارش‌ها را نیز تعیین می‌کند.
قبل از شروع
- برای کار روزمره، نام شرکت و سال مالی نمایش‌داده‌شده در بالای صفحه را همیشه کنترل کنید.
- پیش از کپی داده یا بستن سال، از مسیر «مدیریت ← سیستم ← پشتیبان‌گیری» یک خروجی قابل نگهداری تهیه کنید.
- مجوز هر عملیات باید به نقش شما داده شده باشد و برای تغییر یا بستن یک سال، باید به رکورد همان شرکت/سال نیز دسترسی داشته باشید.
- سال مالی در رفتار فعلی برنامه از اول فروردین سال ثبت‌شده تا پایان اسفند همان سال در نظر گرفته می‌شود.
مجوزهای اصلی
| کار | مجوز |
|---|---|
| ورود به میز کار | home |
| دیدن بخش مقادیر مالی | home.summary به‌همراه مجوز حوزه مربوط |
| تغییر شرکت/سال فعال | change-company |
| مشاهده شرکت‌ها و سال‌ها | companies.index |
| ایجاد شرکت/سال | companies.create و companies.store |
| مشاهده همیار اختتامیه | companies.closing-wizard |
| اجرای مرحله ۱ و ۳ اختتامیه | companies.closing-wizard.step1 و companies.closing-wizard.step3 |
| تهیه نسخه پشتیبان | backups.create و backups.export |
نام گزینه‌ها و دکمه‌های قابل مشاهده با مجوزهای کاربر تغییر می‌کند؛ بنابراین ممکن است دو کاربر از یک شرکت، میز کار یا منوی یکسانی نبینند.
شرکت و سال مالی در امیر چه تفاوتی دارند؟
در رابط کاربری از «شرکت» و «سال مالی» جداگانه صحبت می‌شود، اما در ساختار فعلی برنامه مدل مستقلی برای سال مالی وجود ندارد. هر ردیف در فهرست شرکت‌ها هم‌زمان این دو مورد را نگه می‌دارد:
- مشخصات شرکت، مانند نام، شناسه‌ها و واحد پول؛
- یک سال مالی مشخص، مانند ۱۴۰۵.
بنابراین «شرکت نمونه ـ ۱۴۰۴» و «شرکت نمونه ـ ۱۴۰۵» دو رکورد مستقل‌اند. یک شناسه کسب‌وکار مشترک که این دو ردیف را به هم متصل کند وجود ندارد؛ ارتباط عملی آن‌ها از نام مشابه، دسترسی کاربران و کپی داده‌های سال قبل به دست می‌آید.
این تفاوت را در عملیات زیر در نظر بگیرید:
- کپی هنگام ایجاد سال: بخش‌های انتخابی را به‌صورت رکوردهای جدید در سال مقصد می‌سازد و داده سال مبدا را حذف نمی‌کند.
- انتقال سند یا فاکتور: از صفحه همان سند یا فاکتور و با مجوز انتقال انجام می‌شود و یک نسخه با شماره مقصد در سال انتخابی می‌سازد. این کار با کپی کل اطلاعات پایه هنگام ساخت سال متفاوت است.
- ورود نسخه پشتیبان: از فایل ZIP، یک رکورد شرکت/سال جدید می‌سازد و جایگزین مستقیم رکورد فعلی نیست.
- بستن سال: سال فعلی را بسته علامت می‌زند، سال بعد را به‌صورت یک رکورد جدید می‌سازد و اسناد اختتامیه/افتتاحیه را ایجاد می‌کند.
نخستین ورود و ایجاد اولین شرکت
پس از ورود، کاربری که هنوز هیچ شرکتی ندارد به فرم «شرکت خود را ایجاد کنید» هدایت می‌شود. اگر تأیید ایمیل در تنظیمات سامانه فعال باشد، ابتدا باید حساب کاربری تأیید شود.
فرم اولین شرکت فقط این اطلاعات را می‌گیرد:
| فیلد | قاعده فعلی فرم |
|---|---|
| نام شرکت | اجباری، حداکثر ۵۰ کاراکتر و شامل حرف، عدد، فاصله یا زیرخط |
| سال مالی | اجباری، عدد صحیح چهاررقمی |
| واحد پول | اختیاری؛ در صورت خالی‌بودن Rial ثبت می‌شود |
| شماره تلفن | اجباری، شماره موبایل ۱۱ رقمی با شروع 09 |
پس از ثبت موفق، برنامه این کارها را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد:
- سرفصل‌های پیش‌فرض، تنظیمات، بانک‌ها و گروه‌های اولیه مشتری، کالا و خدمت را می‌سازد.
- انباری با نام «انبار اصلی» و کد
MAINایجاد می‌کند. - کاربر ایجادکننده را به شرکت متصل و نقش «مدیر» را به او اختصاص می‌دهد.
- شرکت/سال جدید را به‌عنوان زمینه فعال ذخیره می‌کند و کاربر را به میز کار می‌فرستد.
اگر راه‌اندازی اطلاعات اولیه با خطا مواجه شود، پیام «راه‌اندازی شرکت ناموفق بود. هیچ داده‌ای ذخیره نشد» نمایش داده می‌شود و عملیات پایگاه داده بازگردانی می‌شود.
کنترل‌های پیشنهادی پس از ایجاد اولین شرکت
- نام شرکت و سال مالی بالای صفحه را بررسی کنید.
- از «مدیریت ← امور مالی ← سرفصل‌ها»، حساب‌های پیش‌فرض را مرور کنید.
- تنظیمات، بانک‌ها، گروه مشتریان، گروه کالاها، گروه خدمات و «انبار اصلی» را کنترل کنید.
- کاربران و مجوزهای مورد نیاز را تعیین کنید.
- پیش از ثبت سند واقعی، واحد پول و اطلاعات هویتی شرکت را تکمیل کنید.
تشخیص و تغییر شرکت/سال فعال
در نوار بالای محیط شرکت، انتخاب‌گر زمینه فعال به شکل «نام شرکت - سال مالی» نمایش داده می‌شود. برای تغییر زمینه:
- انتخاب‌گر نام شرکت و سال را باز کنید.
- یکی از ردیف‌هایی را که به شما اختصاص داده شده انتخاب کنید.
- پس از بازگشت به میز کار، نام و سال بالای صفحه را دوباره کنترل کنید.
برنامه انتخاب را در مرورگر نگه می‌دارد. اگر انتخاب ذخیره‌شده حذف شده باشد یا دیگر به آن دسترسی نداشته باشید، برنامه آن را کنار می‌گذارد. در نبود انتخاب معتبر، برنامه تلاش می‌کند یکی از سال‌های تخصیص‌یافته با سال شمسی جاری را فعال کند؛ اگر چنین رکوردی وجود نداشته باشد، عبارت «لطفا یک شرکت را انتخاب کنید» نمایش داده می‌شود.
بسیاری از مدل‌های برنامه، از جمله سند، فاکتور، سرفصل، مشتری، کالا، انبار، بانک، چک، کارمند و حقوق، با شناسه شرکت/سال فعال محدود می‌شوند. در نتیجه پس از تغییر زمینه:
- فهرست و شماره‌گذاری اسناد و فاکتورها مربوط به سال مقصد می‌شود؛
- سرفصل‌ها، مانده‌ها، موجودی و اطلاعات پایه همان رکورد بارگذاری می‌شود؛
- شاخص‌های میز کار و بیشتر گزارش‌ها از داده‌های زمینه جدید محاسبه می‌شوند.
تغییر شرکت فعال چیزی را منتقل یا ادغام نمی‌کند؛ فقط دامنه کاری فعلی را عوض می‌کند.
ایجاد شرکت یا سال مالی جدید
مسیر رابط کاربری «مدیریت ← سیستم ← شرکت‌ها ← ایجاد شرکت جدید» است. فرم کامل علاوه بر نام و سال، این موارد را دارد:
| فیلد | محدودیت مهم |
|---|---|
| نام شرکت | اجباری، حداکثر ۵۰ کاراکتر، حرف/عدد/فاصله/زیرخط |
| سال مالی | اجباری و عددی؛ برخلاف فرم اولین شرکت، در این فرم محدودیت چهاررقمی جداگانه وجود ندارد |
| لوگو | اختیاری، تصویر JPEG/JPG/PNG/SVG تا ۱۰ مگابایت |
| واحد پول | اختیاری، حداکثر ۵۰ کاراکتر؛ مقدار خالی Rial می‌شود |
| نام کاربری مودیان و شناسه مالیاتی | اختیاری، هرکدام حداکثر ۲۰ کاراکتر |
| گواهی SSL | اختیاری، فایل CRT یا CER با محتوای معتبر X.509 |
| کلید خصوصی | اختیاری، فایل PEM با سرآیند معتبر |
| آدرس | اختیاری، حداکثر ۱۵۰ کاراکتر، حرف/عدد/فاصله/زیرخط |
| کد اقتصادی | اختیاری، حداکثر ۱۵ کاراکتر |
| شناسه ملی | اختیاری، حداکثر ۱۲ کاراکتر |
| کد پستی | اختیاری و فقط عدد صحیح |
| شماره تلفن | اختیاری، عددی و در قالب موبایل ۱۱ رقمی با شروع 09 |
ایجاد از صفر
اگر «کپی داده از» را خالی بگذارید، انتخاب‌های جدول کپی اثری ندارند. برنامه یک رکورد مستقل می‌سازد و همان اطلاعات پایه پیش‌فرضِ اولین شرکت، به‌همراه «انبار اصلی»، ایجاد می‌شود. سپس باید مانده‌های افتتاحیه و اطلاعات پایه اختصاصی کسب‌وکار را کنترل یا ثبت کنید.
ایجاد با کپی از سال موجود
اگر قبلاً به یک یا چند شرکت/سال دسترسی داشته باشید، بخش «سال‌های قبل» نمایش داده می‌شود:
- در «کپی داده از»، سال مبدا را انتخاب کنید. فقط سال‌هایی که به کاربر اختصاص دارند معتبرند.
- بخش‌های مورد نیاز را از جدول انتخاب کنید.
- نام و سال مقصد و سایر مشخصات شرکت را وارد کنید.
- دکمه «ایجاد» را بزنید و پس از موفقیت، سال مقصد را از انتخاب‌گر بالای صفحه کنترل کنید.
بخش‌های قابل کپی در رابط فعلی عبارت‌اند از: پیکربندی‌ها، بانک‌ها و حساب‌های بانکی، مشتریان، کالاها، انبارها، خدمات، سرفصل‌ها، اسناد، فایل‌های اسناد، فاکتورها، چک‌ها، کارکنان، حقوق و دستمزد، تعطیلات رسمی و جداول مالیاتی. بودجه‌های ماهانه نیز همراه با بخش سرفصل‌ها واکشی و کپی می‌شوند.
همه بخش‌ها به‌طور پیش‌فرض انتخاب‌اند و «سرفصل‌ها» در رابط اجباری نگه داشته می‌شود. این اجبار مهم است، زیرا حساب بانکی، مشتری، کالا، خدمت و تراکنش برای اتصال درست در مقصد به نگاشت سرفصل نیاز دارند. وابستگی‌های مهم دیگر نیز عبارت‌اند از:
- فایل سند بدون خود سند قابل اتصال نیست؛
- فاکتور برای اقلام خود به مشتری، کالا/خدمت و در مواردی انبار نیاز دارد؛
- چک ممکن است به حساب بانکی، مشتری، سند و پرداخت وابسته باشد؛
- حقوق و دستمزد به کارکنان و اطلاعات پایه منابع انسانی وابسته است.
رفتار فعلی کد در صورت نبود بعضی نگاشت‌های وابسته می‌تواند داده وابسته را رد کند یا از آن عبور کند. پس از کپی، فقط دیدن پیام موفقیت کافی نیست؛ تعداد و ارتباط سرفصل‌ها، مشتریان، کالاها، بانک‌ها، اسناد، فاکتورها و مانده‌ها را در سال مقصد تطبیق دهید.
کار با میز کار
پس از ورود یا تغییر شرکت، صفحه «میز کار» بر اساس مجوزهای کاربر شخصی‌سازی می‌شود. نقش‌های حسابداری، فروش، انبار، خدمات، CRM و کارکنان ممکن است کارت‌ها و میان‌برهای متفاوتی ببینند.
مقادیر مالی
مقادیر حساس ابتدا مخفی‌اند و با دکمه «نمایش» هر کارت از سرور دریافت می‌شوند. نمایش هر مقدار علاوه بر home.summary به مجوز حوزه آن نیاز دارد.
| شاخص | محاسبه فعلی |
|---|---|
| سود خالص | جمع مانده سرفصل‌های ریشه‌ای غیر‌دائمی؛ مانده مثبت درآمد و مانده منفی هزینه تلقی می‌شود |
| مجموع هزینه‌ها | مجموع قدرمطلق مانده‌های منفی همان سرفصل‌های غیر‌دائمی |
| مجموع فروش | جمع مبلغ فاکتورهای نوع فروش با وضعیت تأییدشده، نیمه‌پرداخت یا پرداخت‌شده |
| مجموع خرید | جمع مبلغ فاکتورهای نوع خرید با وضعیت تأییدشده، نیمه‌پرداخت یا پرداخت‌شده |
| ارزش کل موجودی | جمع مانده سرفصل موجودی کالاهایی که سرفصل موجودی دارند |
| میانگین فروش/خرید | میانگین مبلغ همان فاکتورهای تأییدشده یا تسویه‌شده |
| ارزش فروش موجودی | تعداد فعلی هر کالا ضرب‌در قیمت فروش فعلی آن |
| میانگین بهای کالا | میانگین average_cost کالاهای سال فعال |
| میانگین قیمت فروش | میانگین قیمت فروش کالاهای سال فعال |
فاکتورهای پیش‌نویس، در انتظار، پیش‌فاکتور، ردشده یا تأییدنشده در مجموع فروش/خرید محاسبه نمی‌شوند. نوع‌های برگشت و ابطال نیز چون نوع آن‌ها «فروش» یا «خرید» نیست، در این دو جمع قرار نمی‌گیرند. واحد نمایش از تنظیم واحد پول فعال برنامه گرفته می‌شود.
دسترسی سریع و آخرین اطلاعات
- بخش حسابداری حداکثر ۱۰ سند تأییدشده اخیر را نشان می‌دهد و برای اسناد خودکار، در صورت امکان به فاکتور، هزینه جانبی، چک یا پرداخت منبع لینک می‌دهد.
- بخش فروش حداکثر ۱۰ فاکتور اخیر با وضعیت تأییدشده، نیمه‌پرداخت یا پرداخت‌شده را نشان می‌دهد.
- میان‌برهایی مانند فاکتور فروش/خرید، ایجاد مشتری، داشبورد CRM، ایجاد کالا، گزارش انبار، ایجاد خدمت و پورتال شخصی فقط با مجوز متناظر ظاهر می‌شوند.
برای کنترل نتیجه، یک شاخص را با گزارش تفصیلی همان حوزه تطبیق دهید؛ برای مثال مجموع فروش را با فهرست فاکتورهای فروشِ سال فعال و سود را با دفتر سرفصل‌های موقت کنترل کنید. کارت میز کار جایگزین گزارش حسابداری یا تطبیق پایان دوره نیست.
بستن سال مالی با همیار اختتامیه
مسیر «مدیریت ← سیستم ← شرکت‌ها» را باز کنید و در ردیف سال باز، «بستن سال مالی» را بزنید. دکمه فقط با مجوز لازم و برای سالی که به کاربر اختصاص دارد قابل استفاده است.
پیش از ورود به مراحل
- نسخه پشتیبان را خارج از سامانه نگه دارید و امکان بازکردن فایل ZIP را کنترل کنید.
- همه ثبت‌های دوره، اصلاحات، استهلاک، مالیات و تعدیلات را تکمیل کنید.
- دفاتر، تراز آزمایشی، مانده مشتریان، بانک‌ها، چک‌ها و موجودی را تطبیق دهید.
- مطمئن شوید در سال فعال درست هستید و سال بعد هنوز به‌اشتباه به‌صورت تکراری ساخته نشده است.
همیار سه بررسی خودکار دارد و تا عبور هر سه، مرحله ۱ فعال نمی‌شود:
- هیچ سند تأییدنشده‌ای وجود نداشته باشد؛
- موجودی هیچ کالایی منفی نباشد؛
- بین شماره‌های عددی اسناد فاصله وجود نداشته باشد.
رفتار فعلی همیار، تراز بودن تک‌تک اسناد را به‌صورت یک بررسی مستقل نمایش نمی‌دهد. کنترل تراز آزمایشی و صحت اسناد همچنان وظیفه حسابدار است.
مرحله ۱: بستن حساب‌های موقت
با «بستن حساب‌های موقت»، برنامه مانده سرفصل‌هایی را که is_permanent آن‌ها نادرست است معکوس می‌کند و یک سند تأییدشده با عنوان «خلاصه سود و زیان جاری» می‌سازد. طرف موازنه این سند، سرفصل «خلاصه سود و زیان جاری» است؛ اگر این سرفصل وجود نداشته باشد، برنامه آن را ایجاد می‌کند.
پس از اجرا:
- لینک سند ایجادشده را باز کنید.
- مانده هر حساب درآمد و هزینه و طرف مقابل آن را با تراز قبل از اختتام مقایسه کنید.
- تا پایان کل فرآیند، سند یا فاکتور جدیدی که حساب‌های موقت را تغییر دهد ثبت نکنید.
مرحله ۱ برای یک سال فقط یک‌بار قابل اجراست و در رابط فعلی دکمه بازگردانی یا اجرای مجدد ندارد. اگر پس از این مرحله خطایی کشف شد، بدون بررسی فنی و حسابداری وارد مرحله ۳ نشوید.
مرحله ۲: تعدیلات دستی
مانده «خلاصه سود و زیان جاری» باید دقیقاً صفر شود. در صورت وجود مانده، از دکمه «ایجاد سند دستی (مالیات / سود سهام)» وارد ثبت سند شوید و بر اساس تصمیم حسابدار مسئول، مالیات، سود قابل تخصیص، سود و زیان انباشته یا سایر اقلام لازم را ثبت کنید.
انتخاب حساب و مبلغ این تعدیلات از قانون ثابت داخل برنامه تعیین نمی‌شود و نیازمند بررسی حرفه‌ای و الزامات قانونی همان واحد اقتصادی است. پس از ثبت، به همیار برگردید و صفرشدن مانده را کنترل کنید.
مرحله ۳: بستن حساب‌های دائمی و افتتاح سال جدید
این مرحله فقط وقتی فعال می‌شود که مرحله ۱ انجام شده و مانده خلاصه سود و زیان دقیقاً صفر باشد. پس از تأیید نهایی، برنامه در یک تراکنش پایگاه داده:
- مانده همه سرفصل‌های دائمیِ غیرصفر را معکوس و سند اختتامیه تأییدشده ایجاد می‌کند.
- سال فعلی را با زمان و کاربر بستن، بسته علامت می‌زند.
- رکورد جدیدی با همان مشخصات شرکت و سال مالی «سال فعلی + ۱» می‌سازد.
- سرفصل‌ها، تنظیمات، بانک‌ها، مشتریان، کالاها، انبارها، خدمات و کارکنان را به سال جدید کپی می‌کند.
- دسترسی همان کاربران و فایل‌های مستقل گواهی/کلید مودیان را به سال جدید منتقل می‌کند.
- از معکوس سند اختتامیه، سند افتتاحیه شماره ۱ را در سال جدید می‌سازد.
- سال جدید را به‌عنوان زمینه فعال انتخاب می‌کند.
در بستن خودکار، اسناد عادی، فاکتورها، چک‌ها، سوابق حقوق و دستمزد، تعطیلات رسمی و جداول مالیاتی جزو فهرست کپی ثابت مرحله ۳ نیستند. فقط مانده حساب‌های دائمی از راه سند افتتاحیه منتقل می‌شود. این موضوع را پیش از شروع عملیات سال جدید کنترل کنید.
تراکنش‌های افتتاحیه با تطبیق کد سرفصل‌های مبدا و مقصد ساخته می‌شوند. تاریخ سندهای خودکار نیز در رفتار فعلی کد تاریخ اجرای عملیات است؛ بنابراین تاریخ سند اختتامیه و افتتاحیه را با سیاست دوره مالی خود تطبیق دهید. اگر هیچ تراکنش قابل نگاشتی برای افتتاحیه باقی نماند، کد فعلی می‌تواند ایجاد سند افتتاحیه را رد کند؛ وجود سند شماره ۱ و مانده‌های آن را حتماً بررسی کنید.
کنترل‌های پس از بستن سال
- در انتخاب‌گر بالا، فعال‌شدن نام شرکت با سال جدید را بررسی کنید.
- در فهرست شرکت‌ها، وضعیت سال قبل را «بسته» و سال جدید را «باز» ببینید.
- سند اختتامیه سال قبل و سند افتتاحیه سال جدید را باز و جمع بدهکار/بستانکار آن‌ها را تطبیق دهید.
- کد و مانده سرفصل‌های دائمی دو سال را با هم تطبیق دهید.
- وجود اطلاعات پایه کپی‌شده، کاربران، انبارها، بانک‌ها، مشتریان، کالاها، خدمات و تنظیمات را کنترل کنید.
- برای اقلامی که خودکار کپی نشده‌اند، برنامه انتقال یا ثبت سال جدید را مشخص کنید.
- از سال جدید نیز یک نسخه پشتیبان اولیه تهیه کنید.
خطاهای رایج و راه اصلاح
| پیام یا وضعیت | علت و اقدام |
|---|---|
| «شما به این شرکت دسترسی ندارید» | کاربر به رکورد شرکت/سال مقصد تخصیص ندارد؛ تخصیص کاربر را بررسی کنید |
| گزینه شرکت‌ها یا بستن سال دیده نمی‌شود | مجوزهای companies.* متناظر به نقش داده نشده است |
| شرکت فعالی نمایش داده نمی‌شود | سال شمسی جاری بین شرکت‌های تخصیص‌یافته وجود ندارد؛ از انتخاب‌گر یک مورد معتبر را انتخاب کنید |
| ایجاد شرکت ناموفق و هیچ داده‌ای ذخیره نشد | ساخت یا کپی یکی از داده‌های اولیه شکست خورده است؛ ورودی‌ها و گزارش خطا را بررسی و دوباره تلاش کنید |
| بررسی سند پیش‌نویس رد می‌شود | همه اسناد بدون تاریخ تأیید را تأیید یا در صورت مجازبودن حذف کنید |
| بررسی موجودی منفی رد می‌شود | مقدار منفی کالاها را با اسناد و گردش انبار اصلاح کنید |
| بررسی ترتیب شماره اسناد رد می‌شود | فاصله شماره‌ها را بررسی و با ابزار مرتب‌سازی شماره اسناد و کنترل حسابدار اصلاح کنید |
| مرحله ۱ قبلاً انجام شده است | سند خلاصه سود و زیان به سال متصل شده و اجرای دوباره مجاز نیست |
| مانده خلاصه سود و زیان باید صفر باشد | سند تعدیل مرحله ۲ را ثبت و مانده را دوباره کنترل کنید |
| سال مالی از قبل بسته شده است | عملیات را تکرار نکنید؛ سال جدید یا سندهای ایجادشده را بررسی کنید |
محدودیت‌های مهم رفتار فعلی
- بسته‌شدن سال، در کد فعلی یک قفل سراسری برای همه فرم‌های ثبت و ویرایش ایجاد نمی‌کند. امکان انتخاب رکورد بسته نیز از انتخاب‌گر حذف نشده است. پس از اختتام، کاربران نباید بدون کنترل دسترسی و رویه داخلی در سال بسته ثبت جدید انجام دهند.
- مرحله ۱ مسیر بازگردانی یا اجرای مجدد در رابط ندارد.
- بررسی خودکار همیار به سه کنترل گفته‌شده محدود است و جایگزین تراز آزمایشی، کنترل اسناد، انبارگردانی و تأیید مدیر مالی نیست.
- هیچ کنترل یکتایی برای ترکیب نام شرکت و سال مالی در فرم ایجاد دیده نمی‌شود؛ پیش از ثبت، از ساخته‌نشدن رکورد تکراری مطمئن شوید.
- قواعد حقوقی و مالیاتی نحوه بستن سود و زیان در برنامه تعیین نشده است و باید توسط مسئول مالی تأیید شود.