راهنمای عملیات سال مالی

این راهنما عملیات روزمرهٔ سال مالی، ایجاد سال مالی، انتقال فاکتور، خروجی/ورودی داده و بستن دوره را برای حسابدار توضیح می‌دهد.

هشدار: پیش از ایجاد سال جدید، انتقال گروهی، انتقال داده یا بستن حساب‌ها، نسخهٔ پشتیبان بگیرید. بستن سال و انتقال داده، عملیات حساس حسابداری هستند و باید پس از کنترل انسانی انجام شوند.

مفهوم شرکت و سال مالی در امیر

هر سال مالی در امیر به‌صورت یک شرکت نگهداری می‌شود. به همین دلیل:

• انتخاب سال مالی، دامنهٔ فعال کاربر را تغییر می‌دهد
• شماره‌ها، اسناد، فاکتور‌ها و مانده‌ها در دامنهٔ همان سال مالی بررسی می‌شوند
• دادهٔ سال قبل به‌طور خودکار به سال جدید منتقل نمی‌شود
• کاربر باید هر بخش موردنیاز را هنگام ایجاد سال بعد یا با ابزار انتقال منتقل کند

ایجاد سال مالی

1. از فهرست شرکت‌ها، ایجاد شرکت جدید را انتخاب کنید.
2. سال مالی مبدأ را انتخاب کنید (اختیاری).
3. بخش‌های موردنیاز برای انتقال را انتخاب کنید (اگر سال مالی مبدأ انتخاب کردید الزامی است).
4. نام شرکت و سال مالی مدنظر را وارد کنید.
5. روی دکمه “ایجاد کردن” بزنید، صبر کنید تا عملیات تمام شود.
6. پس از موفقیت، سال جدید به‌عنوان دامنهٔ فعال انتخاب می‌شود.

بخش‌های قابل انتقال

برنامه انتقال بخش‌های زیر را پشتیبانی می‌کند:

• پیکربندی‌ها
• بانک‌ها
• مشتریان
• محصولات
• انبارها
• خدمات
• سرفصل‌ها
• اسناد
• فایل‌های اسناد
• فاکتور‌ها
• چک‌ها
• کارکنان
• حقوق و دستمزد
• تعطیلات رسمی
• جداول مالیاتی

وابستگی‌ها مهم‌اند. برای نمونه، انتقال کالا و مشتری به سرفصل نیاز دارد؛ انتقال فاکتور به مشتری، کالا/خدمت، انبار و سرفصل‌های مرتبط وابسته است. بخش‌ها را بدون پیش‌نیاز‌هایشان انتخاب نکنید.

انتقال فاکتور به سال مالی دیگر

انتقال فاکتور از صفحه اختصاصی فاکتور و در قالب انتقال سال مالی انجام می‌شود و دارای شرایط زیر است:

• فاکتور مبدأ باید فروش تأیید‌شدهٔ جاری باشد
• سال مالی مقصد باید معتبر و کاربر به آن دسترسی داشته باشد
• مشتری، اقلام و سرفصل‌های وابسته باید در سال مالی مقصد تعریف شده باشند

نتیجهٔ انتقال

در انتقال موفق، فاکتور و ردیف‌های لازم در مقصد ایجاد می‌شوند. فاکتور در سال مالی مبدأ دیگر قابل ویرایش، حذف، لغو تأیید، پرداخت یا ابطال نیست. پیش از انتقال، تمام اصلاحات و پرداخت‌های لازم را انجام دهید.

پاسخ تعارض

اگر برنامه پاسخ HTTP 409 برگرداند، متن پیام را بخوانید. تعارض معمولاً به وجود وابستگی حسابداری اشاره دارد. عملیات را بدون بررسی دوباره تکرار نکنید.

نسخهٔ پشتیبان

برای شرکت‌ها می‌توانید پشتیبان ایجاد یا بازیابی کنید. همیشه پیش از عملیات حساس، پشتیبان بگیرید و نام فایل و تاریخ تهیه را ثبت کنید. بازیابی پشتیبان می‌تواند داده‌های جاری را جایگزین کند. این عملیات را فقط با مجوز و پس از اطمینان از درست بودن فایل انجام دهید.

خروجی و ورودی سال مالی

امیر فرمان‌های زیر را برای انتقال فایل در اختیار مدیر سامانه قرار می‌دهد:

php artisan fiscal-year:export {companyId} --output=storage/app/fiscal-year-export.json
php artisan fiscal-year:import storage/app/fiscal-year-export.json --dry-run
php artisan fiscal-year:import storage/app/fiscal-year-export.json --target-company={companyId}

خروجی

• شناسهٔ سال/شرکت مبدأ باید معتبر باشد.
• فایل خروجی شامل داده‌های حساس حسابداری است؛ دسترسی به آن را محدود کنید.
• مسیر فایل و شمار رکورد‌ها را ثبت کنید.

ورودی

1. نخست --dry-run را اجرا کنید.
2. خطا‌های ساختاری، نگاشت و وابستگی را برطرف کنید.
3. از مقصد پشتیبان بگیرید.
4. وارد کردن داده‌ها را اجرا کنید.
5. شمار رکورد‌ها و گزارش‌های مالی را با مبدأ تطبیق دهید.

وارد کردن داده‌ها را روی محیط غیرمحلی بدون تأیید مدیر سامانه اجرا نکنید.

همیار بستن سال مالی

همیار بستن سال مالی سه مرحله دارد:

1. کنترل‌های پیش از بستن
2. بستن حساب‌های موقت
3. بستن حساب‌های دائم و ایجاد سال بعد

مرحلهٔ ۱: کنترل‌های پیش از بستن

پیش از ادامه، موارد اعلام‌شده در همیار را بررسی کنید. کنترل‌های عملی حسابدار باید دستکم شامل این موارد باشد:

• اسناد نامتوازن یا ناقص
• فاکتور‌های در انتظار یا آمادهٔ تأیید
• پرداخت‌های بدون سند
• ماندهٔ غیرمنطقی مشتریان و تأمین‌کنندگان
• موجودی منفی یا مغایرت انبار
• هزینه‌های جانبی تأیید‌نشده
• مغایرت مالیات، صندوق و بانک
• نبود سرفصل‌های لازم برای بستن

تا زمانی که خطا‌ها رفع نشده‌اند، به مرحلهٔ بعد نروید.

مرحلهٔ ۲: بستن حساب‌های موقت

در این مرحله، حساب‌های موقت درآمد و هزینه بسته و ماندهٔ آنها به حساب خلاصهٔ سود و زیان منتقل می‌شود. شمارهٔ سند پیشنهادی را کنترل کنید؛ شماره باید در همان شرکت یکتا باشد.

پس از ثبت:

• سند بستن حساب‌های موقت را باز کنید
• تراز سند را کنترل کنید
• ماندهٔ حساب خلاصهٔ سود و زیان را با گزارش سود و زیان تطبیق دهید

مرحلهٔ ۳: بستن حساب‌های دائم و ایجاد سال بعد

این مرحله فقط پس از تکمیل مرحلهٔ حساب‌های موقت فعال می‌شود. امیر ماندهٔ حساب‌های دائم را می‌بندد و سال مالی بعد را ایجاد می‌کند.

پیش از اجرا:

• نام سال مالی بعد را بررسی کنید
• شمارهٔ سند اختتامیه و سند افتتاحیه را کنترل کنید
• پشتیبان بگیرید

پس از اجرا، سند اختتامیهٔ سال مبدأ و سند افتتاحیهٔ سال مقصد را تطبیق دهید.

کنترل پس فعال‌کردن سال مالی جدید

• نام و سال مالی شرکت درست است.
• سرفصل‌ها و پیکربندی‌ها موردنیاز منتقل شده‌اند.
• مشتریان به سرفصل درست متصل‌اند.
• کالا‌ها، گروه‌ها و انبار‌ها کامل منتقل شده‌اند.
• ماندهٔ افتتاحیه با اختتامیهٔ سال قبل تطبیق دارد.
• تعداد و موجودی کالاهای همه انبار‌ها با گزارش پایان سال قبل برابر است.
• صندوق و بانک با صورت مغایرت پایان سال تطبیق دارند.
• فاکتور‌های منتقل‌شده در مبدأ قفل و در مقصد قابل مشاهدهاند.
• سند افتتاحیه تراز‌ است.
• دسترسی کاربران و دامنهٔ فعال آنها درست است.

خطا‌های رایج

چک‌لیست نهایی حسابدار

• پشتیبان معتبر تهیه شده است.
• همهٔ اسناد سال مبدأ تراز و نهایی‌اند.
• فاکتور، پرداخت و هزینهٔ جانبی بلاتکلیف وجود ندارد.
• ماندهٔ مشتری، تأمین‌کننده، صندوق و بانک تأیید شده است.
• موجودی مقدار و مبلغ کنترل شده است.
• حساب‌های موقت بسته شده‌اند.
• سند اختتامیه و افتتاحیه تطبیق دارند.
• سال مالی بعد و بخش‌های انتقالی کنترل شده‌اند.